# Regelitems exporteren naar Google Sheet (workflow)

Exporteer factuurregelitems vanuit een workflowstap naar Google Sheets.

Voeg **één rij per regelitem** (of een brede indeling met kolommen per regel) toe aan een Google Spreadsheet wanneer een factuur of onkostennota de workflowstap **Regelitems exporteren naar Google Sheet** bereikt. Handig voor rapportage, BI-feeds en audit trails naast de boekhoudexport.

**Voor wie dit is:** Proceseigenaren die gestructureerde gegevens op regelniveau in Google Sheets willen zonder handmatig kopiëren en plakken, meestal na het matchen of voor/na **Exporteren naar boekhouding**.

## 1. De stap toevoegen

1. Open **Workflow Configuration** voor **Crediteuren** of **Onkosten**.
2. Voeg vanuit het palet **Regelitems exporteren naar Google Sheet** toe.
3. Plaats de stap waar je de export wilt uitvoeren, vaak op een vertakking **Gesynchroniseerd** na de boekhoudexport of op een parallelle vertakking die alleen voor rapportage dient.
4. **Publiceer** de workflow wanneer de configuratie is voltooid.

## 2. De node configureren

**Vereiste voor Google Drive** · Koppel **Google Drive** onder **Settings → Integrations → Data exchange** en controleer of de werkruimtemap bestaat. De stap gebruikt het Cortena-serviceaccount (hetzelfde als voor richtlijnen) en schrijft naar **Exports** binnen je richtlijnenmap.

| **Instelling** | **Wat deze doet** |
| --- | --- |
| **Bestemming** | Wordt omgezet naar de tenantmap **Exports** (de link opent in Drive) |
| **Sjabloon voor bestandsnaam van spreadsheet** | Naam van de spreadsheet; schuine strepen maken submappen aan onder **Exports** (bijvoorbeeld `2026/Q1 line export`) |
| **Tabbladen** | **Toevoegen aan het eerste tabblad** · één sheet groeit in de loop van de tijd; **Eén tabblad per maand** · tabbladnaam `YYYY-MM` op basis van de factuurdatum (UTC) |
| **Indeling van regelitems** | **Eén rij per regelitem** (standaard), of **Eén rij per factuur** waarbij elke regel een blok kolommen vormt (naam, aantal, netto, btw-%, regeltotaal, boekingsrekening, BU-/btw-code). De brede indeling ondersteunt maximaal **40** regels per factuur |

Gebruik de variabelechips om placeholders (factuurnummer, datums, leverancier, bedragen enzovoort) naar de sjabloon voor de bestandsnaam te kopiëren.

## 3. Wat er gebeurt wanneer de stap wordt uitgevoerd

Wanneer de workflow deze node bereikt, doet Cortena het volgende:

1. Bouwt rijen op basis van de **regelitems** en kopvelden van de factuur.
2. Maakt de doelsheet aan of opent deze onder **Exports**.
3. Voegt rijen toe (idempotent per regel, zodat opnieuw uitvoeren niet dezelfde reg sleutel dupliceert).
4. Schrijft een **Activiteit** naar de factuur met een geslaagde uitvoering, foutmelding of een link om de sheet te openen.

Als Google Drive niet is gekoppeld of de map ontbreekt, mislukt de stap met een duidelijke configuratiemelding op de node.

## 4. Veelvoorkomende workflows

1. **Maandelijkse rapportage** · **Tabbladen** = één tabblad per maand; de bestandsnaam bevat `{{invoice_date_yyyy}}`.
2. **Audit na export** · **Exporteren naar boekhouding** → **Gesynchroniseerd** → **Regelitems exporteren naar Google Sheet** → **Factuurstatus instellen**.
3. **Brede export voor finance** · Eén rij per factuur wanneer reviewers horizontale regelblokken in Excel/Sheets verkiezen.

## Tips en beperkingen

- Vereist **Google Drive** voor gegevensuitwisseling; dit is geen upload naar de persoonlijke “My Drive” van het account van de gebruiker.
- De brede indeling mislukt met een expliciete foutmelding wanneer een factuur meer dan 40 regels bevat.
- Beschikbaar voor workflows voor **facturen** en **onkosten**.
- Gebruik voor pdf-archivering (niet voor regelrasters) in plaats daarvan [Document naar Google Drive sturen](https://help.cortena.ai/guides/workflows/send-to-google-drive).

## Snel overzicht

| **Taak** | **Waar** |
| --- | --- |
| Drive koppelen | **Settings → Integrations → Data exchange** |
| Stap toevoegen | **Workflow Configuration** → **Regelitems exporteren naar Google Sheet** |
| Uitvoerlocatie | Werkruimte-map **Exports** (onder de hoofdmap voor richtlijnen) |
| Uitvoering controleren | **Activiteit** van de factuur → item voor Google Sheets-export |
| Sheet openen | Link in Activiteit of **Exports** in Drive |