# Inkooporders in Crediteuren

Maak inkooporders aan of importeer ze, koppel inkoopfacturen op basis van PO-nummer, bekijk de order vanuit de inkoopfactuur, synchroniseer vanuit Exact Online en zie wat er binnenkort beschikbaar komt voor goederenontvangsten op basis van leveringsbevestigingen.

Houd **inkooporders** naast je inkoopfacturen bij: maak orders aan of importeer ze, koppel inkoopfacturen op basis van het **PO-nummer**, bekijk de order vanuit de inkoopfactuur en synchroniseer met Exact Online openstaande orders en boekingen daarop wanneer je exporteert.

**Voor wie dit is:** Medewerkers crediteurenadministratie en financieel verantwoordelijken die inkoopfacturen van leveranciers koppelen aan inkooporders, vooral teams die **Exact Online** gebruiken en willen dat Cortena de context van inkooporders en inkoopfacturen op één plek bewaart.

**Toegang** · Inkooporders moeten zijn ingeschakeld voor je organisatie. Neem contact op met Cortena als je het menu niet ziet. Je hebt ook het volgende nodig:

- **Inkooporders bekijken** · de werkruimte openen en orders lezen
- **Inkooporders aanmaken en bewerken** · concepten aanmaken en bewerken, goedkeuren/uitgeven/annuleren en koppelen aan inkoopfacturen

## 1. Wat inkooporders doen in Cortena

Inkooporders zijn een **volwaardige werkruimte voor crediteuren**, los van de lijst met inkoopfacturen:

| Mogelijkheid | Wat je krijgt |
| --- | --- |
| Orderregister | Lijst en filters voor **Concept**, **Goedgekeurd**, **Uitgegeven**, **Geannuleerd** |
| Aanmaken in Cortena | Leverancier, datums, regels, optionele regels uit een eerdere inkoopfactuur |
| Importeren uit Exact | Open / gedeeltelijke Exact-inkooporders met een badge **Exact Online** |
| Inkoopfacturen automatisch koppelen | Wanneer het **PO-nummer** van de inkoopfactuur overeenkomt met een Cortena-inkooporder |
| Voorbeeld vanuit inkoopfactuur | Klik op **PO-nummer** → lightbox → **Openen in werkruimte** |
| Gekoppelde inkoopfacturen op de order | Bedragen die meetellen voor de order en het resterende openstaande bedrag |
| Boeken vanuit Exact | Geef de voorkeur aan de artikelgroep / inkooprekening van Exact wanneer een inkooporder is gekoppeld |
| Exact-export (wanneer beschikbaar) | De inkoopfactuur kan als Exact-inkoopfactuur **tegen de orderregels** worden geboekt |

Cortena houdt bij hoeveel van een order is **gefactureerd**. De **ontvangst** van goederen, dus de ontvangen hoeveelheid in Exact, wordt momenteel niet bijgewerkt door de export van de inkoopfactuur. Zie **Binnenkort** aan het einde van dit artikel.

## 2. De werkruimte Inkooporders openen

1. Open **Crediteuren** in de navigatie aan de linkerkant.
2. Selecteer onder Crediteuren **Inkooporders**.
3. Gebruik de tabbladen **Alle** | **Concept** | **Goedgekeurd** | **Uitgegeven** | **Geannuleerd**.
4. Zoek op **ordernummer of leverancier**.

Selecteer een rij om het detailvenster te openen: kopvelden, orderregels (**Besteld** / **Gefactureerd** / **Openstaand**), totalen, **Gekoppelde inkoopfacturen** en een samenvatting aan de rechterkant (**Besteld**, **Gefactureerd**, **Openstaand bedrag**, **Openstaande hoeveelheid**).

![Werkruimte voor inkooporders met badges Uitgegeven, Gedeeltelijk en Exact Online, plus gekoppelde inkoopfactuur BC-0003](https://help.cortena.ai/assets/img/help/purchase-orders/03-purchase-order-workspace.png)

Als inkooporders niet zijn ingeschakeld, zie je **Inkooporders zijn nog niet ingeschakeld voor deze tenant** en een contactprompt voor vroegtijdige toegang.

## 3. Statussen en badges voor afhandeling

### Levenscyclusstatus

| Status | Betekenis |
| --- | --- |
| **Concept** | Bewerkbaar. Alleen concepten kunnen worden gewijzigd (**Alleen concept-inkooporders kunnen worden bewerkt.**) |
| **Goedgekeurd** | Intern geautoriseerd |
| **Uitgegeven** | Open bij de leverancier |
| **Geannuleerd** | Geannuleerd. Wordt nooit automatisch aan nieuwe inkoopfacturen gekoppeld |

Veelvoorkomende acties op een concept of goedgekeurde order: **Goedkeuren**, **Uitgeven**, **Order annuleren**.

### Overlay voor afhandeling

Naast de status laat Cortena zien in hoeverre de order wordt gedekt door **gekoppelde inkoopfacturen**:

| Badge | Betekenis |
| --- | --- |
| **Openstaand** | Er is nog niets op de order gefactureerd |
| **Gedeeltelijk** | Een deel van het factuurbedrag of de factuurhoeveelheid is toegepast, het resterende bedrag blijft openstaan |
| **Volledig** | Gekoppelde inkoopfacturen dekken het bestelde bedrag of de bestelde hoeveelheid |

Deze badges weerspiegelen de voortgang van **facturatie** in Cortena. Ze zijn niet hetzelfde als de door het magazijn **ontvangen** hoeveelheid in Exact.

## 4. Een inkooporder aanmaken in Cortena

1. Klik op **Nieuwe inkooporder**.
2. Kies een **Leverancier** (zoek of kies **Leverancier toevoegen**).
3. Vul **Omschrijving**, **Jouw referentie**, **Orderdatum**, **Ontvangstdatum**, **Valuta**, optioneel **Kostenplaats**, **Inkoopmedewerker** en **Notitie** in.
4. Voeg **Orderregels** toe (omschrijving, aantal, eenheid, stukprijs, btw-percentage, bedrag). Je kunt ook **Regels uit inkoopfactuur gebruiken…** kiezen om regels uit een eerdere inkoopfactuur te kopiëren.
5. Klik op **Aanmaken**.

Verwerk de order via je Cortena-workflow voor inkooporders, wanneer deze is ingeschakeld, of gebruik **Goedkeuren** / **Uitgeven** totdat de order klaar is om inkomende inkoopfacturen te koppelen.

## 5. Inkoopfacturen koppelen met het PO-nummer

Wanneer een inkoopfactuur van een leverancier naar een inkooporder verwijst, bijvoorbeeld met `"Your Order: 1"` op de pdf, haalt Cortena het **PO-nummer** uit de inkoopfactuur.

Wanneer inkooporders zijn ingeschakeld, **koppelt Cortena automatisch** wanneer:

- De boekingsmatch op de inkoopfactuur klaar is, of
- Een inkooporder wordt aangemaakt of geïmporteerd en inkoopfacturen dat nummer al bevatten, of
- Je het **PO-nummer** op de inkoopfactuur bewerkt, of
- Iemand handmatig koppelt (API / ondersteunde tools)

Bij het matchen wordt een genormaliseerd PO-nummer gebruikt, waarbij spaties aan het begin en einde worden verwijderd en geen onderscheid wordt gemaakt tussen hoofdletters en kleine letters. Geannuleerde inkooporders worden nooit automatisch gekoppeld. Een bestaande koppeling wordt niet overschreven door automatisch matchen. Handmatig opnieuw koppelen kan de koppeling wel wijzigen.

![Detail van inkoopfactuur met gekoppeld PO-nummer ingesteld op 1 voor inkoopfactuur BC-0003](https://help.cortena.ai/assets/img/help/purchase-orders/01-invoice-detail-po-number-linked.png)

### Indicatoren voor bedragsovereenkomst

Naast **PO-nummer** zie je mogelijk een gekleurde **!**:

| Kleur | Betekenis |
| --- | --- |
| Oranje | Het totaal van de inkoopfactuur is **lager** dan het resterende openstaande bedrag van de inkooporder |
| Rood | Het totaal van de inkoopfactuur is **hoger** dan het resterende openstaande bedrag van de inkooporder |
| Groen | Het totaal van de inkoopfactuur **komt overeen** met het resterende openstaande bedrag van de inkooporder |

Beweeg over het pictogram voor de volledige tooltip.

## 6. De inkooporder vanuit een inkoopfactuur bekijken

Wanneer de inkoopfactuur is gekoppeld:

1. Klik op het label **PO-nummer**. Bij aanwijzen wordt het label onderstreept. Het is geen afzonderlijke blauwe chip.
2. Het **Voorbeeld van inkooporder** wordt over de inkoopfactuur geopend.
3. Bekijk de leverancier, regels, totalen en **Gekoppelde inkoopfacturen**.
4. Klik op **Openen in werkruimte** (of **Volledig openen**) om naar **Crediteuren → Inkooporders** voor die order te gaan, of klik op **Sluiten** om op de inkoopfactuur te blijven.

![Lightbox met voorbeeld van de inkooporder geopend vanuit de inkoopfactuur, met gekoppelde inkoopfactuur BC-0003](https://help.cortena.ai/assets/img/help/purchase-orders/02-purchase-order-preview-from-payable.png)

## 7. Gekoppelde inkoopfacturen op de inkooporder

In het orderdetail, in de werkruimte of het voorbeeld, bevat de sectie **Gekoppelde inkoopfacturen** elke gekoppelde inkoopfactuur:

- Nummer en datum van de inkoopfactuur
- Aantal regels, bijvoorbeeld **1 regel**
- Brutobedrag
- Indicatie van de bijdrage, bijvoorbeeld **−€4.840,00 voor de order**, en het **nog openstaande** bedrag

Klik op een kaart om het voorbeeld van de inkoopfactuur te openen. Bedragen gebruiken dezelfde locale notatie als Crediteuren.

Voorbeeld: inkooporder nummer 1 heeft een besteld bedrag van **€52.360,00**. Na het koppelen van BC-0003 (**€4.840,00**) toont de samenvatting **Gefactureerd €4.840,00**, **Openstaand bedrag €47.520,00** en is de afhandeling **Gedeeltelijk**.

## 8. Exact Online: inkooporders importeren

Koppel eerst Exact. Zie [Exact Online](https://help.cortena.ai/guides/integrations/exact-online). Open daarna **Instellingen → Integraties → Boekhouding → Exact Online**:

1. Schakel **Inkooporders uit Exact importeren** in.
2. Stel eventueel **Filter voor orderstatus** in (standaard **Openstaand + gedeeltelijk**), **Synchroniseren vanaf aanmaakdatum** en **Cortena-workflow voor inkooporders gebruiken**.
3. Klik op **Inkooporders uit Exact synchroniseren** of wacht op de geplande Exact-synchronisatie. Status: **Synchronisatie van inkooporders staat in de wachtrij**.

Geïmporteerde orders:

- Behouden het ordernummer uit Exact als Cortena-PO-nummer
- Tonen de badge **Exact Online**
- Worden beschouwd als orders die vanuit Exact worden beheerd. Bewerkingsregels volgen nog steeds de Cortena-regels voor concepten die in Cortena zijn aangemaakt.

| **Cortena-workflow voor inkooporders gebruiken** | Na import |
| --- | --- |
| Uit (standaard) | De order komt binnen als **Uitgegeven** (workflow overgeslagen) |
| Aan | De order komt binnen als **Concept** en gaat de Cortena-workflow voor inkooporders in |
| Geannuleerd in Exact | In beide gevallen **Geannuleerd** |

Exact App Center moet toegang tot inkooporders toestaan. Maak OAuth opnieuw verbinding na wijzigingen in scopes als de synchronisatie mislukt.

## 9. Boekingsrekeningen vanuit de inkooporder

Wanneer een inkoopfactuur stabiel is gekoppeld aan een uit Exact geïmporteerde inkooporder, kan Cortena de **toewijzing vanuit het boekhoudsysteem / de inkooporder** toepassen op de boekingsrekeningen. Hierbij wordt de artikelgroep voor kostprijs van de omzet of de inkooprekening uit Exact gebruikt, vergelijkbaar met dubbele matching vanuit een onkostentool.

Op het detail van de inkoopfactuur zie je mogelijk:

- De waarde **Inkooporder / boekhoudsysteem** tegenover **Cortena-matching**
- Markeringen **!** en tooltips
- De banner: *Toewijzing van de inkooporder vanuit het boekhoudsysteem verschilt van de Cortena-matching…*
- Acties om een van beide waarden toe te passen

De regelkoppeling is deterministisch: expliciete regelkoppelingen → match op artikel/code → dezelfde grootboekrekening voor alle regels. Er worden geen regelparen afgeleid uit alleen vrije tekstomschrijvingen. Als je de inkooporder ontkoppelt, wordt Cortena-matching opnieuw de actieve rij.

Synchroniseer Exact-inkooporders opnieuw als bij oudere imports de toewijzingen van grootboekrekeningen op regels ontbreken.

## 10. Een aan een inkooporder gekoppelde inkoopfactuur naar Exact exporteren

Wanneer aan alle volgende voorwaarden is voldaan:

- De functie voor inkooporders is ingeschakeld
- **Inkooporders uit Exact importeren** is ingeschakeld
- De inkoopfactuur is gekoppeld aan een uit Exact geïmporteerde inkooporder met verwijzingen naar Exact-regels

…kan het exporteren van de inkoopfactuur een Exact- **inkoopfactuur gekoppeld aan de orderregels** aanmaken. De hoeveelheid komt uit de inkoopfactuur. Exact behoudt de prijzen uit de inkooporder. Als dit proces mislukt, valt Cortena terug op een normale Exact-inkoopjournaalpost, zodat de inkoopfactuur alsnog wordt geëxporteerd.

Na een geslaagde export vernieuwt Cortena de inkooporder vanuit Exact. In Exact zie je doorgaans dat **gefactureerde hoeveelheid** en de openstaande factuurhoeveelheden worden bijgewerkt.

**Belangrijk:** dit proces stelt niet de Exact- **ontvangen hoeveelheid** in. De ontvangst van goederen blijft afzonderlijk. Zie **Binnenkort** hieronder.

## 11. Tips en beperkingen

- Vul het ordernummer van de leverancier vroeg in bij **PO-nummer**, zodat automatisch koppelen en Exact-export van inkooporders kunnen worden uitgevoerd.
- Alleen **Concept**-inkooporders in Cortena kunnen worden bewerkt. Uit Exact geïmporteerde **Uitgegeven** orders zijn voornamelijk bedoeld voor matching en export.
- De afhandeling **Gedeeltelijk** / **Volledig** is gebaseerd op **gekoppelde inkoopfacturen**, niet op magazijnontvangst.
- Pakbonnen kunnen al als gerelateerde documenten (`delivery confirmation` als bijlagetype) naast de inkoopfactuur verschijnen. Die relatie blijft bestaan. Export van de ontvangst naar Exact staat als volgende stap gepland.
- Zowel de machtiging als de feature flag moeten zijn ingeschakeld. Voor het importeren van Exact-inkooporders is een gekoppelde Exact-divisie met rechten voor inkooporders nodig.

## Binnenkort: leveringsbevestigingen naar Exact exporteren (goederenontvangst)

Momenteel werkt de export van een aan een inkooporder gekoppelde inkoopfactuur de **gefactureerde** kant van de inkooporder in Exact bij. **Ontvangen hoeveelheid** blijft leeg, tenzij iemand een goederenontvangst boekt in Exact of een ander systeem.

**Geplande richting** (gelabeld als **Binnenkort**, nog niet beschikbaar):

1. Behoud leveringsbevestigingen als gerelateerde documenten. De inkoopfactuur en pakbon blijven gekoppeld.
2. Voeg een workflownode **Leveringsbevestiging naar boekhouding exporteren** toe, binnen dezelfde familie als **Naar boekhouding exporteren**.
3. Gebruik Exact als eerste doel wanneer Exact is gekoppeld en het importeren van inkooporders is ingeschakeld. Andere boekhoudsystemen kunnen later via dezelfde node worden aangesloten.
4. Boek **goederenontvangsten** in Exact tegen de gekoppelde orderregels, werk **ontvangen hoeveelheid** bij en vernieuw de Cortena-inkooporder.
5. Houd het boeken van inkoopfacturen onafhankelijk van goederenontvangst: export van de inkoopfactuur werkt de **gefactureerde** hoeveelheid bij, de nieuwe node werkt de **ontvangen** hoeveelheid bij.

Tot deze functie beschikbaar is, beheer je de goederenontvangst in Exact wanneer je **Ontvangen hoeveelheid** nodig hebt. Gebruik Cortena voor het matchen van order ↔ inkoopfactuur en de gefactureerde afhandeling.

## Sneloverzicht

| Taak | Waar |
| --- | --- |
| Werkruimte voor inkooporders openen | **Crediteuren → Inkooporders** |
| Order aanmaken | **Nieuwe inkooporder** |
| Vanuit inkoopfactuur koppelen | **PO-nummer** instellen of uitlezen |
| Inkooporder vanuit inkoopfactuur bekijken | Klik op **PO-nummer** → **Openen in werkruimte** |
| Inkoopfacturen op een order bekijken | Orderdetail → **Gekoppelde inkoopfacturen** |
| Uit Exact importeren | **Instellingen → Integraties → Exact Online** → **Inkooporders uit Exact importeren** → **Inkooporders uit Exact synchroniseren** |
| Cortena-workflow bij import | **Cortena-workflow voor inkooporders gebruiken** |
| Machtigingen | **Inkooporders bekijken** / **Inkooporders aanmaken en bewerken** |
| Handleiding Exact-inkoopfacturen | [Exact Online](https://help.cortena.ai/guides/integrations/exact-online) |
| Binnenkort | Workflownode om **leveringsbevestigingen** als goederenontvangsten naar Exact te exporteren |