# Detectie van duplicaten configureren

Instellingen → Factuurimportopties voor het groeperen van duplicaten: een overeenkomend totaalbedrag vereisen en optioneel vergelijken op inkooporder-, leverings- of offertenummer wanneer een factuurnummer ontbreekt.

Kies hoe Cortena **gerelateerde documenten groepeert** wanneer dezelfde leveranciersfactuur, of factuur met bon, meerdere keren binnenkomt. Deze opties vind je onder **Instellingen → Factuurimport** en werken samen met [Duplicaten](https://help.cortena.ai/guides/invoices/duplicates).

**Voor wie is dit bedoeld:** Financieel beheerders die bepalen hoe strikt duplicaten voor hun omgeving worden gegroepeerd, alleen op factuurnummer of op nummer + totaalbedrag, met optionele terugval op inkooporder-, leverings- of offertenummers.

## 1. Waar je dit configureert

1. Open **Instellingen → Factuurimport**.
2. Zoek het onderdeel **Detectie van duplicaten**.
3. Schakel de opties in of uit. Elke wijziging wordt direct opgeslagen.

Dit onderdeel wordt weergegeven wanneer **factuurreferentienummers** voor je werkruimte zijn ingeschakeld. Zie je het niet, vraag dan je contactpersoon bij Cortena om deze functie voor je omgeving in te schakelen.

![Instellingen → Factuurimport: Detectie van duplicaten](https://help.cortena.ai/assets/img/help/configure-duplicate-detection/01-settings-invoice-import-duplicate-detection.png)

## 2. Hoe documenten altijd worden vergeleken

Ongeacht welke selectievakjes zijn ingeschakeld:

- Cortena gebruikt altijd de **gekoppelde hoofdleverancier** wanneer de crediteur is gekoppeld. Anders gebruikt Cortena de **uitgelezen leveranciersnaam**.
- Het **factuurnummer** is het **primaire** vergelijkingscriterium.
- **Inkooporder-, leverings-** en **offertenummers** worden **alleen gebruikt wanneer op ten minste één van de documenten een factuurnummer ontbreekt**.
- Alleen nummers van **hetzelfde type** worden vergeleken, inkooporder met inkooporder, levering met levering en offerte met offerte, nooit verschillende typen met elkaar.
- Als beide documenten factuurnummers hebben die **van elkaar verschillen**, worden ze **niet** gekoppeld via een inkooporder-, leverings- of offertenummer.
- De **factuurdatum wordt niet gebruikt** voor de detectie van duplicaten.

Zie [Duplicaten](https://help.cortena.ai/guides/invoices/duplicates) voor informatie over hoofddocumenten, de lijstweergave, bonnen en acties om een document als hoofddocument in te stellen of de koppeling te verwijderen.

## 3. De vier opties

| Optie | Standaard | Werking |
| --- | --- | --- |
| **Overeenkomend totaalbedrag vereisen** | Aan | Als deze optie is ingeschakeld, moeten documenten met **hetzelfde factuurnummer** ook **hetzelfde totaalbedrag** hebben. Schakel de optie uit om alleen op factuurnummer te koppelen. |
| **Vergelijken op inkoopordernummer** | Uit | Als een factuurnummer ontbreekt, worden documenten met hetzelfde inkooporder- of Bestellnummer gegroepeerd. |
| **Vergelijken op leveringsnummer** | Uit | Als een factuurnummer ontbreekt, worden documenten met hetzelfde leverings- of Lieferscheinnummer gegroepeerd. |
| **Vergelijken op offertenummer** | Uit | Als een factuurnummer ontbreekt, worden documenten met hetzelfde offerte- of Angebotsnummer gegroepeerd. |

Voor secundaire opties, inkooporder, levering en offerte, hoeven de totaalbedragen **niet** overeen te komen. Alleen bij vergelijking op factuurnummer wordt **Overeenkomend totaalbedrag vereisen** gebruikt.

## 4. Referentienummers op de factuur

Als de functie is ingeschakeld, kunnen in de factuurdetails **klant-, offerte-, inkooporder-** en **leveringsnummers** worden weergegeven, onder het btw-nummer van de leverancier, wanneer deze bij het uitlezen zijn gevonden. Deze velden worden gebruikt door de optionele secundaire vergelijkingsregels hierboven.

Als je het **factuurnummer** van een document wijzigt, kan de detectie van duplicaten voor die factuur opnieuw worden uitgevoerd. Controleer dit zorgvuldig als Cortena een waarschuwing toont.

## 5. Aanbevolen configuraties

| Situatie | Voorgestelde instellingen |
| --- | --- |
| Standaardconfiguratie voor de meeste crediteurenteams | **Overeenkomend totaalbedrag vereisen** aan, secundaire vergelijkingsregels uit |
| Hetzelfde factuurnummer wordt opnieuw gebruikt voor verschillende bedragen, zoals creditnota's of termijnen | Schakel **Overeenkomend totaalbedrag vereisen** alleen **uit** als je een minder strikte groepering accepteert |
| Leveranciers sturen vaak leveringsbonnen of inkooporderbevestigingen zonder factuurnummer | Schakel de secundaire nummervergelijkingen in voor de nummers die je daadwerkelijk ontvangt |

## Tips en beperkingen

- Instellingen zijn van toepassing op **nieuwe** detectieruns, zoals nieuwe imports, wijzigingen van factuurnummers en nieuwe runs voor de omgeving. Bestaande groepen worden niet automatisch opnieuw opgebouwd wanneer je een selectievakje in- of uitschakelt.
- Duplicaten kunnen nog steeds **niet worden geëxporteerd**. Alleen het **hoofddocument** kan worden geëxporteerd. Zie [Duplicaten](https://help.cortena.ai/guides/invoices/duplicates).
- Je hebt toestemming nodig om instellingen voor de boekhouding of factuurimport te bewerken voordat je deze opties kunt wijzigen.

## Snel overzicht

| Onderwerp | Locatie / werking |
| --- | --- |
| Instellingen openen | **Instellingen → Factuurimport → Detectie van duplicaten** |
| Primaire vergelijking | Dezelfde leverancier + hetzelfde factuurnummer (+ totaalbedrag indien vereist) |
| Secundaire vergelijking | Dezelfde inkooporder / levering / offerte wanneer ingeschakeld en het factuurnummer ontbreekt |
| Hoofddocument / lijst / export | [Duplicaten](https://help.cortena.ai/guides/invoices/duplicates) |
| Lijstfilter | **Duplicaten → Alleen hoofddocumenten** |