# Twinfield voorlopig en definitief

Wanneer gebruik je een voorlopige of definitieve boeking?

Deze handleiding legt uit hoe je **voorlopig boeken in Twinfield** gebruikt in Cortena, een stap voor **interne goedkeuring** uitvoert en daarna dezelfde inkooptransactie in Twinfield **definitief boekt** zodra je team deze heeft goedgekeurd.

**Voor wie:** financiële teams die Twinfield gebruiken en facturen vroeg in het grootboek willen laten verschijnen via een voorlopige boeking, terwijl Cortena nog een goedkeuringsstap uitvoert voordat de boeking definitief wordt verwerkt.

## Wat je van begin tot eind krijgt

1. **Voorbereiding van de boekhouding** · extractie, matching en eventuele eerdere controle- of goedkeuringsstappen.
2. **Voorlopige export** · Cortena stuurt de factuur naar Twinfield als een **voorlopige** inkooptransactie (INK).
3. **Interne goedkeuring** · de factuur wacht in Cortena op een stap **Approval** (of **Review**). Twinfield toont de voorlopige boeking al.
4. **Definitieve export** · na goedkeuring **werkt Cortena dezelfde Twinfield-transactie bij** en boekt deze als **definitief**.
5. **Synchronisatie markeren** · een stap **Set invoice status** stelt de badge in de lijst in op **Synced**.

## Vereisten

- Twinfield is gekoppeld en de referentiegegevens zijn gesynchroniseerd. Zie [Twinfield](https://help.cortena.ai/guides/integrations/twinfield).
- Het type inkooptransactie is geselecteerd en Document Imaging is geconfigureerd.
- Je kunt de **Invoice workflow** van de tenant bewerken en publiceren.

## 1. De workflow opbouwen

Open **Settings → Workflows → Invoice workflow** en voeg twee knooppunten **Export to accounting** toe, met daartussen een goedkeuringsstap.

| Volgorde | Knooppunt (voorbeeld) | Type | Configuratie |
| --- | --- | --- | --- |
| 1 | **Voorlopige export** | Export to accounting | Doel: Twinfield · Boekingsfase: **Provisional** |
| 2 | **Goedkeuring van boeking afdwingen** | Approval | Wijs goedkeurders toe · verbind **Approved** met de volgende export |
| 3 | **Definitief maken in de boekhouding** | Export to accounting | Doel: Twinfield · Boekingsfase: **Final** |
| 4 | **Synchronisatie markeren** | Set invoice status | Weergavestatus: **Synced** |

Verbind de randen via de uitvoer **Success** op elk exportknooppunt. Gebruik vanuit **Approval** de uitvoer **Approved** om het definitieve exportknooppunt te bereiken.

![Workflow: voorlopige export, goedkeuring en daarna definitieve Twinfield-export](https://help.cortena.ai/assets/img/help/twinfield-provisional/01-workflow-provisional-approval-final.png)

## 2. Wat er in Twinfield gebeurt

| Fase | Actie van Cortena | Resultaat in Twinfield |
| --- | --- | --- |
| Voorlopige export | Maakt een INK-inkooptransactie aan | De transactie verschijnt met de **voorlopige** bestemming |
| Goedkeuring | Alleen een menselijke stap in Cortena | Geen wijziging in Twinfield |
| Definitieve export | Werkt **hetzelfde** transactienummer bij | De boeking wordt **definitief** verwerkt |
| Synchronisatie markeren | Stelt de lijststatus in Cortena in | De factuur toont **Synced** in Cortena |

## 3. De flow uitvoeren met een echte factuur

1. Wanneer de factuur **Provisional Export** bereikt, gebruik je **Export to Twinfield** (of Auto).
2. De goedkeurders voltooien de goedkeuringsstap. Bij **Approved** gaat de factuur naar de definitieve export.
3. Exporteer opnieuw bij **Mark Final in Accounting**. Cortena maakt de bestaande transactie definitief. Er wordt **geen dubbele INK-boeking** aangemaakt wanneer het voorlopige transactienummer bekend is.
4. Nadat de definitieve export is geslaagd, stelt **Mark synced** de badge in de lijst in.

## Tips

- Je hebt twee exportknooppunten nodig: één voorlopig en één definitief.
- Bij handmatige export wordt via het **huidige workflowknooppunt** bepaald of de boeking voorlopig of definitief is.
- Plaats het goedkeuringsknooppunt tussen de twee exportstappen.
- Facturen blijven buiten **Synced** totdat **Set invoice status** is uitgevoerd, ook nadat een definitieve Twinfield-export is geslaagd.