# Spreiding van overlopende kosten in Twinfield

Spreid serviceperiodes uit over meerdere maanden in Twinfield.

In deze handleiding lees je hoe je **inkoopfacturen in Twinfield spreidt** voor kosten die meerdere periodes omvatten, bijvoorbeeld een jaarlijks IT-abonnement dat in januari wordt geboekt, maar over het hele jaar wordt toegerekend. Cortena boekt eerst de normale inkoopboeking en maakt daarna de **spreiding** in Twinfield aan wanneer je workflow daarvoor is geconfigureerd.

**Voor wie:** Financiële teams die Twinfield gebruiken, inkoopfacturen met **service- of abonnementsperiodes** ontvangen en kosten willen spreiden zonder periodes opnieuw in Twinfield in te voeren.

**Beschikbaarheid van de functie:** De spreiding van overlopende kosten is beschikbaar via een feature flag. Neem contact op met [support@cortena.ai](mailto:support@cortena.ai) of je accountmanager om **spreiding van overlopende kosten in Twinfield** voor je organisatie te activeren voordat je de onderstaande workflowoptie configureert.

## Wat Cortena doet

1. Cortena haalt serviceperiodes uit de factuur en slaat gestructureerde **datums voor overlopende kosten** op de factuurregels op.
2. Cortena exporteert de factuur naar Twinfield als inkoopboeking (INK), voorlopig of definitief.
3. Direct na een geslaagde inkoopexport boekt Cortena een **spreiding** in Twinfield voor regels die hiervoor in aanmerking komen.
4. Bedragen worden naar je **grootboekrekening voor overlopende kosten** geboekt en over de serviceperiode gespreid.

De spreiding wordt alleen uitgevoerd voor regels die aan de voorwaarden voldoen: gestructureerde datums voor overlopende kosten en een periode die voldoet aan de **minimale serviceperiode voor het boeken van overlopende kosten** van je tenant.

## Minimale serviceperiode

Configureer onder **Instellingen → Boekhoudvoorkeuren** de optie **Minimale serviceperiode voor het boeken van overlopende kosten**:

| Instelling | Betekenis |
| --- | --- |
| **Wanneer een serviceperiode wordt gevonden** | Elke regel met geldige begin- en einddatums voor overlopende kosten, standaard |
| **Minimaal 1 / 3 / 6 / 12 maanden** | Inclusieve periodelengte ≥ 30 / 90 / 180 / 365 dagen |
| **Aangepast minimum (dagen)** | Je eigen aantal dagen, van 1 tot 3650 |

## Spreiding inschakelen op het exportknooppunt van de workflow

1. Open **Instellingen → Workflows → Factuurworkflow**.
2. Selecteer het knooppunt **Exporteren naar boekhouding** voor Twinfield.
3. Schakel **Factuur spreiden (overlopende kosten)** in.
4. Stel **Boekingsfase** in op Voorlopig of Definitief, afhankelijk van je vereisten.
5. Publiceer de workflow.

Schakel het selectievakje in op **elk** exportknooppunt waarop de spreiding moet worden uitgevoerd, meestal zowel voorlopig als definitief als je een workflow met twee fasen gebruikt.

## Facturen voorbereiden vóór export

- Controleer of er een **periode voor overlopende kosten** staat op de regels die je wilt spreiden.
- Controleer op regels die hiervoor in aanmerking komen de voorgestelde **grootboekrekening voor overlopende kosten**: handmatige keuze → leveranciershistorie → historie van kostenrekeningen → tenantbrede standaard.
- Elke regel die moet worden gespreid, moet een grootboekrekening voor overlopende kosten hebben.

## Wanneer de spreiding wordt overgeslagen of gedeeltelijk wordt uitgevoerd

| Situatie | Resultaat |
| --- | --- |
| Workflowoptie uitgeschakeld | Inkoopboeking wordt geëxporteerd, zonder spreiding |
| Regel heeft geen datums voor overlopende kosten | Regel wordt niet gespreid |
| Serviceperiode korter dan het minimum van de tenant | Regel komt niet in aanmerking voor spreiding |
| Serviceperiode is gelijk aan alleen de factuurperiode | Regel wordt overgeslagen |
| Verschillende serviceperiodes | Spreiding per regel |

## Snel overzicht

| Taak | Waar |
| --- | --- |
| Activering van de functie aanvragen | [support@cortena.ai](mailto:support@cortena.ai) |
| Minimale serviceperiode instellen | Instellingen → Boekhoudvoorkeuren |
| Spreiding bij export inschakelen | Factuurworkflow → Exporteren naar boekhouding → Twinfield |
| Twinfield instellen | [Twinfield](https://help.cortena.ai/guides/integrations/twinfield) |
| Voorlopig → definitief | [Twinfield voorlopig en definitief](https://help.cortena.ai/guides/integrations/twinfield-provisional-final) |