# HR en urenstaten

Flows voor urenstaten, waar beschikbaar.

Importeer **urenstaten voor de loonadministratie** in Cortena, koppel uren aan **looncodes (Lohnart)** en **kostenplaatsen (BS)** en exporteer vervolgens een maandelijks bestand voor **DATEV LODAS** of **CSV**.

**Voor wie dit bedoeld is:** HR- en loonadministrators die urenstaten als pdf of spreadsheet ontvangen van bureaus en gevalideerde exports met looncodes nodig hebben, zonder gegevens handmatig opnieuw in te voeren.

## 1. Urenstaten inschakelen voor je organisatie

Voor HR-urenstaten moet de functie **HR Timesheet** zijn ingeschakeld voor je organisatie. Neem contact op met [support@cortena.ai](mailto:support@cortena.ai) als je **HR → Urenstaten** niet in de navigatie ziet.

Koppelingen voor de eerste configuratie:

- **Koppelingsrichtlijnen** in Google Drive, in de map `hr/timesheets/`
- **Medewerkersbestand** · koppel namen op documenten aan medewerkers in Cortena

Configureer de aanlevering via **Instellingen → HR → Aanlevering urenstaten**.

## 2. Urenstaten per e-mail verzenden

Elke organisatieomgeving krijgt een eigen **e-mailadres voor inkomende urenstaten**. Stuur urenstaten van bureaus, als pdf of Excel-bestand, door naar dat adres.

Cortena maakt een urenstaatdocument aan, voert **extractie** en **koppeling** uit voor Lohnart- en BS-codes en start vervolgens de HR-workflow · meestal met **HR-controle** vóór de export.

## 3. Synchronisatie met Google Drive

Je kunt bestanden ook in de gekoppelde **Google Drive-map** plaatsen. Start **Synchroniseren** vanuit HR-urenstaten of plan de synchronisatie via een workflow.

Voor synchronisatie met Drive wordt dezelfde verwerkingspipeline gebruikt als voor e-mail. Controleer vóór bulkimporten of de richtlijnenspreadsheets in `hr/timesheets/` actueel zijn.

## 4. Controleren en maandelijks exporteren

Open een urenstaat om per regel de **medewerker**, **uren** en gekoppelde **Lohnart / BS** te controleren. Corrigeer de toewijzing of codes vóór de export.

Via **HR → Urenstaten → Maandelijks** worden goedgekeurde documenten voor een kalendermaand samengevoegd. Download:

| Formaat | Gebruik |
| --- | --- |
| **DATEV LODAS** | Duitse DATEV-import voor de loonadministratie |
| **CSV** | Algemene overdracht als spreadsheet |

De export bevat **alleen regels met gekoppelde looncodes**. Onvolledige regels blokkeren het bestand totdat ze zijn opgelost.

## Snel overzicht

| Taak | Locatie |
| --- | --- |
| E-mailadres voor urenstaten | Instellingen → HR → Aanlevering urenstaten |
| Drive-map | Hetzelfde instellingenpaneel → Drive-koppeling |
| Document controleren | HR → Urenstaten → regel openen |
| Maandelijkse export | HR → Urenstaten → Maandelijks → LODAS of CSV |
| Medewerkers koppelen | HR → Medewerkers |