# Gegevensverwerking

Welke gegevens we verwerken en voor welke doeleinden.

Deze pagina geeft op hoofdlijnen uitleg over de belangrijkste gegevensstromen binnen Cortena.

## 1. Doel

Beschrijven welke gegevens Cortena verwerkt en hoe deze door het systeem stromen.

## 2. Reikwijdte

Dit is van toepassing op alle workflows van het platform, waaronder documentinvoer, matching, classificatie, export, bankkoppelingen, reconciliatie en alle andere door de klant ingeschakelde workflows voor financiële automatisering.

## 3. Belangrijkste workflows

### 3.1 Invoer van documenten en gegevens

Financiële documenten en gerelateerde bestanden, zoals facturen, bonnen en afschriften, kunnen worden ingelezen via uploads door gebruikers en/of inkomende e-mail, indien geconfigureerd. Vanaf 10 september 2026 wordt inkomende e-mail ontvangen via de door Cortena zelf gehoste ReceiveHQ ([receivehq.com](https://receivehq.com)). Zie [Subverwerkers](https://help.cortena.ai/compliance/sub-processors).

### 3.2 Gegevensopslag

De kerngegevens van de applicatie worden opgeslagen en verwerkt in Duitsland, op de hostinginfrastructuur van Cortena. Zie [Hosting in de EU](https://help.cortena.ai/compliance/eu-hosting).

### 3.3 Workflowautomatisering

Cortena verwerkt documentinhoud en financiële gegevens om bedrijfsregels toe te passen, zoals grootboekrekeningen, btw-logica, kostenplaatsen, matching voor reconciliatie en cashflowactiviteiten. Dit gebeurt op basis van door de klant verstrekte richtlijnen en structuren.

### 3.4 AI-verwerking

Cortena kan externe LLM-providers gebruiken voor extractie, matching, analyse en ondersteuning. Cortena streeft ernaar de hoeveelheid gedeelde gegevens te minimaliseren en de overdracht te beveiligen met TLS/HTTPS. Zie [Subverwerkers](https://help.cortena.ai/compliance/sub-processors) voor de volledige lijst met providers.

### 3.5 Export naar boekhoudsystemen

Cortena ondersteunt export naar boekhoudsystemen, zoals DATEV en Exact Online. Voor DATEV gebruikt Cortena de officiële API (Rechnungsdatenservice 1.0).

### 3.6 Bankkoppelingen, indien ingeschakeld

Bankkoppelingen en betalingsinitiatie worden aangeboden via optionele PSD2-providers (**Yapily** en/of **finAPI GmbH**), alleen wanneer de klant ze in Cortena inschakelt. Zie [Subverwerkers](https://help.cortena.ai/compliance/sub-processors).

## 4. Internationale doorgiften

De kerngegevens van de applicatie worden in Duitsland verwerkt. Sommige subverwerkers kunnen beperkte gegevens buiten de EU/EER verwerken, met passende waarborgen wanneer dat vereist is.

## 5. Contact

[compliance@cortena.ai](mailto:compliance@cortena.ai) · [dpo@cortena.ai](mailto:dpo@cortena.ai)