# Gegevensverwijdering

Verwijderingsverzoeken en afhandeling bij het einde van een contract.

Deze procedure legt uit hoe Cortena verzoeken voor het verwijderen van klantgegevens en offboarding afhandelt.

## 1. Doel

Een duidelijk en consistent verwijderingsproces bieden dat aansluit bij contractvoorwaarden en toepasselijke wetgeving.

## 2. Toepassingsgebied

Van toepassing op klantgegevens in actieve systemen en, waar mogelijk, gerelateerde gegevens die door subverwerkers worden bewaard.

## 3. Verwijdering aanvragen

Klanten kunnen verwijdering en offboarding aanvragen via [compliance@cortena.ai](mailto:compliance@cortena.ai).

## 4. Procedure

### 4.1 Het verzoek valideren

1. Bevestig de identiteit en bevoegdheid van de aanvrager.
2. Bevestig op welke workspace en onderneming het verzoek betrekking heeft en wat de gewenste datum is.

### 4.2 Export aanbieden, indien nodig

1. Stem op verzoek de exportmogelijkheden af die relevant zijn voor de ingeschakelde workflows, bijvoorbeeld boekhoudexports zoals DATEV of Exact Online.
2. Bevestig dat de export is voltooid voordat de verwijdering wordt uitgevoerd, als de klant om deze volgorde vraagt.

### 4.3 Verwijderen uit actieve systemen

1. Verwijder klantgegevens uit actieve systemen volgens interne draaiboeken en contractvoorwaarden.
2. Bevestig intern dat de verwijdering is voltooid.

### 4.4 Back-ups

Sommige klantgegevens kunnen in back-ups aanwezig blijven totdat de bewaartermijnen van de back-ups zijn verstreken. Zie [Back-ups en bewaartermijnen](https://help.cortena.ai/compliance/backup-retention).

### 4.5 Subverwerkers

Waar van toepassing stemt Cortena de verwijdering af met subverwerkers, in overeenstemming met contractvoorwaarden en de technische haalbaarheid. Zie [Subverwerkers](https://help.cortena.ai/compliance/sub-processors).

## 5. Termijn

Cortena streeft ernaar gevalideerde verwijderingsverzoeken binnen **30 dagen** af te ronden. Complexe gevallen waarbij afstemming met subverwerkers nodig is, kunnen langer duren. In dat geval laten we je weten wat de verwachte termijn is.

## 6. Bevestiging

Cortena bevestigt de voltooiing per e-mail aan de klant. Deze bevestiging vermeldt dat de actieve systemen zijn opgeschoond en welke bewaartermijnen voor back-ups eventueel nog van toepassing zijn.

## 7. Contact

[compliance@cortena.ai](mailto:compliance@cortena.ai) · [dpo@cortena.ai](mailto:dpo@cortena.ai)