# Abgeleitete Attribute auf Rechnungen anzeigen und bearbeiten

Workflow-abgeleitete Felder in den Rechnungsdetails anzeigen, optional Bearbeitungen erlauben, den LLM-Grund beim Überfahren mit dem Mauszeiger anzeigen und Werte in Buchungstextfelder von Twinfield oder Exact Online übertragen.

Verwenden Sie **Abgeleitetes Attribut festlegen** nicht nur für die Genehmigungssteuerung: Fügen Sie auch ein klares, buchungsfertiges Feld zur Ansicht **Rechnungsdetails** hinzu. Aktivieren Sie **In Rechnungsdetails anzeigen**, damit Prüfer das Feld oberhalb der Einzelpositionen sehen, und optional **Bearbeitung in Rechnungsdetails erlauben**, damit sie den Wert vor **An Twinfield senden** oder dem Export nach Exact Online anpassen können, zum Beispiel eine Buchungsbeschreibung.

Dies ist eine der klarsten Möglichkeiten, wie Cortena **Workflow-Flexibilität** zeigt: Sie legen den Schlüssel, die Erstellung des Werts, die Möglichkeit zur manuellen Überschreibung und die Verwendung durch den Buchhaltungsexport fest, ohne für jeden ERP-Hinweis ein neues Produktfeld fest programmieren zu müssen.

**Für wen dies gedacht ist:** Finanzadministratoren, die Rechnungs-Workflows konfigurieren, sowie Kreditorenbuchhaltungsprüfer, die vor der Buchung auf **Twinfield**, **Exact Online** oder ähnlichen Systemen mit frei eingegebenen Beschreibungen eine zusätzliche Notiz oder Beschreibung auf der Rechnung benötigen.

Informationen zur Verwendung abgeleiteter Attribute als Spalten der **Genehmigungsmatrix**, zum Beispiel Geschäftsbereich, einschließlich **Statischer Wert** und **LLM-abgeleitet**, finden Sie unter [Abgeleitete Attribute festlegen](https://help.cortena.ai/guides/workflows/set-derived-attributes). Dieser Artikel konzentriert sich auf die **Anzeige auf der Rechnung**, die **Bearbeitung** und **Buchungstexte**.

## 1. Warum dies für Buchhaltungssysteme wichtig ist

Viele Hauptbücher speichern nicht nur Beträge und Sachkonten. Sie akzeptieren auch einen **zusätzlichen Buchungstext** für den Einkauf: eine kurze Beschreibung, Notiz oder einen Freitextkopf, der im Journal, im Lieferantenkonto oder in Ansichten zum Bankabgleich erscheint.

| System | Typisches Buchungstextfeld | So kann Cortena es befüllen |
| --- | --- | --- |
| **Twinfield** | **Beschreibung** der Einkaufs-Gesamtzeile und optionale Freitextköpfe, wenn das Tagesbuch dies zulässt | Erstellen Sie ein abgeleitetes Attribut, z. B. `description`, zeigen und bearbeiten Sie es auf der Rechnung und ordnen Sie es unter **In die Buchhaltung exportieren** über Feldausdrücke wie `${derived.description}` zu |
| **Exact Online** | **Beschreibung** im Kopf des Einkaufseintrags | Dasselbe Muster: Speichern Sie den Text als abgeleitetes Attribut, erlauben Sie Prüfern optional die Bearbeitung und ordnen Sie die **Kopfbeschreibung** im Exact-Exportschritt zu |

Häufige geschäftliche Anforderungen:

- Stellen Sie jeder Buchung `Invoice ${invoice_number}` voran, damit Twinfield oder Exact immer eine durchsuchbare Referenz anzeigen.
- Kombinieren Sie Lieferant und Bestellung (`${invoice_supplier_name} / ${purchase_order_number}`) für Kostencontroller, die im Hauptbuch und nicht in Cortena arbeiten.
- Ermöglichen Sie Prüfern, nach der Extraktion einen kurzen Kostenstellenkommentar oder Projektcode hinzuzufügen, ohne die PDF-Datei zu ändern.
- Verwenden Sie beim Export **denselben** Text, den der Prüfer in den Rechnungsdetails gesehen hat, ohne ihn beim Senden unbemerkt umzuschreiben.

## 2. Workflow-Schritt konfigurieren

1. Öffnen Sie **Einstellungen → Workflow** für den Mandanten.
2. Fügen Sie unter **SCHRITT HINZUFÜGEN → Aktionen** **Abgeleitetes Attribut festlegen** hinzu, oder wählen Sie ein vorhandenes Attribut auf der Arbeitsfläche aus.
3. Vergeben Sie ein eindeutiges **Label**. Dies sehen Benutzer im Workflow-Balken, zum Beispiel **Rechnungskopfbeschreibung festlegen**.
4. Legen Sie den **Attributschlüssel** fest: Kleinbuchstaben, Ziffern und Unterstriche; der Schlüssel muss mit einem Buchstaben beginnen, zum Beispiel `description`.
5. Legen Sie fest, wie der Wert erzeugt wird:
   - **Wertquelle → Statischer Wert**: einfacher Text und/oder Token, die Sie über einen Variablen-Chip einfügen, zum Beispiel `Invoice ${invoice_number}`.
   - **Wertquelle → LLM-abgeleitet**: Schreiben Sie eine **Anweisung für das LLM**. Cortena verwendet die Rechnung und den Buchungsabgleich. Konfigurieren Sie **Wenn das LLM nichts zurückgibt oder fehlschlägt**, wenn Sie einen Pfad **Leer / Fehler** benötigen. Ausführliche Informationen finden Sie unter [Abgeleitete Attribute festlegen](https://help.cortena.ai/guides/workflows/set-derived-attributes).
6. Legen Sie unter den Anzeigeoptionen Folgendes fest:
   - Aktivieren Sie **In Rechnungsdetails anzeigen**. Das Feld erscheint oberhalb der Einzelpositionen, sobald der Schritt einen Wert geschrieben hat oder die Bearbeitung erlaubt ist.
   - Aktivieren Sie **Bearbeitung in Rechnungsdetails erlauben**. Prüfer können den Wert direkt auf der Rechnung in einer Tabellenkalkulations-ähnlichen Bearbeitung ändern. Wenn die Bearbeitung erlaubt ist, wird das Feld immer angezeigt.
7. **Speichern** oder veröffentlichen Sie den Workflow, damit neue Rechnungen die Änderung übernehmen.

![Workflow: Abgeleitetes Attribut mit Optionen zum Anzeigen und Bearbeiten](https://help.cortena.ai/assets/img/help/show-edit-derived-attributes/01-set-derived-attribute-workflow.png)

**Screenshot:** Workflow-Arbeitsfläche mit **Rechnungskopfbeschreibung festlegen**, dem Attributschlüssel `description`, dem Wert `Invoice ${invoice_number}` sowie aktivierten Optionen **In Rechnungsdetails anzeigen** und **Bearbeitung in Rechnungsdetails erlauben**.

### Nützliche Wert-Token

| Token | Bedeutung |
| --- | --- |
| `${invoice_number}` | Rechnungsnummer des Lieferanten |
| `${purchase_order_number}` | Bestellung auf der Rechnung |
| `${invoice_supplier_name}` | Name des Lieferanten |
| `${invoice_recipient_company}` | Empfängerunternehmen |
| `${invoice_recipient_name}` | Name des Empfängers |
| `${currency}` | Währungscode |
| `${note}` | Rechnungshinweis |
| `${service_period}` | Leistungszeitraum bzw. Leistungszeiträume |
| `${derived.<key>}` | Ein zuvor festgelegtes weiteres abgeleitetes Attribut |

Wenn der aufgelöste Wert leer wäre, schlägt der Festlegungsschritt fehl. Verwenden Sie bevorzugt Token, die auf Ihren Rechnungen vorhanden sind, oder kombinieren Sie sie mit einfachem Text.

## 3. Was Prüfer auf der Rechnung sehen

Nachdem der Workflow-Schritt ausgeführt wurde, öffnen Sie die Rechnung. Felder, die Sie zur Anzeige ausgewählt haben, erscheinen im Kopfbereich **oberhalb der Einzelpositionen** mit einer verständlicheren Bezeichnung, zum Beispiel Schlüssel `description` → Bezeichnung **BESCHREIBUNG**.

![Rechnungsdetails: bearbeitbares abgeleitetes Attribut Beschreibung](https://help.cortena.ai/assets/img/help/show-edit-derived-attributes/02-derived-attribute-invoice-detail.png)

**Screenshot:** Rechnung **BC-0002** mit einem bearbeitbaren Feld **BESCHREIBUNG**, das `Invoice BC-0002` anzeigt und vor **An Twinfield senden** bereit ist.

Verhalten:

- **Nur anzeigen**: Der Wert ist sichtbar, kann aber nicht in den Rechnungsdetails bearbeitet werden. Er kann weiterhin nur durch einen anderen Workflow-Schritt zum Festlegen eines Attributs geändert werden.
- **Bearbeitung erlauben**: Klicken Sie auf das Feld oder verwenden Sie die tabellenkalkulationsähnliche Tastaturnavigation wie bei anderen Kopffeldern, ändern Sie den Text und drücken Sie zum Speichern **Enter**. Mit **Escape** brechen Sie ab. Das Verlassen des Felds, die Tabulatortaste oder ein Klick außerhalb übernimmt den ausstehenden Wert.
- **LLM-Grund**: Wenn der Wert durch **LLM-abgeleitet** festgelegt wurde, fahren Sie mit dem Mauszeiger über das Feld, um den kurzen Grund des Modells zu sehen, warum dieser Wert ausgewählt wurde.
- Bearbeitungen werden mit diesem Schlüssel des abgeleiteten Attributs auf der Rechnung gespeichert. Die spätere Exportzuordnung liest daher **denselben** Wert, den der Prüfer gesehen hat.

## 4. Durchgängiges Beispiel: Kopfzeilenbeschreibung in Twinfield / Exact

**Ziel:** Jeder Einkaufsexport soll eine kurze Beschreibung wie `Invoice BC-0002` enthalten, die in Cortena sichtbar und bearbeitbar ist, falls das Kreditorenteam eine andere Formulierung für das Hauptbuch benötigt.

### Schritt A: Text ableiten und anzeigen

1. Fügen Sie **Abgeleitetes Attribut festlegen** früh genug hinzu, damit der Schritt vor dem Export ausgeführt wird, häufig nach dem Abgleich, vor der Genehmigung oder unmittelbar vor **In die Buchhaltung exportieren**.
2. Schlüssel: `description`
3. Wert: `Invoice ${invoice_number}`
4. Aktivieren Sie **In Rechnungsdetails anzeigen** und **Bearbeitung in Rechnungsdetails erlauben**.

### Schritt B: Im Export in die Buchhaltung zuordnen

Im Knoten **In die Buchhaltung exportieren** für Ihr Zielsystem:

- **Twinfield**: Ordnen Sie dem Ausdruck für das Feld der Gesamtzeile bzw. Beschreibung `${derived.description}` zu, oder dem Feld, das Ihr Mandant für den Einkaufsbuchungstext verwendet.
- **Exact Online**: Ordnen Sie der **Kopfbeschreibung** `${derived.description}` zu, damit die **Beschreibung** des Exact-Einkaufseintrags nur dann gefüllt wird, wenn Sie dies ausdrücklich festlegen. Cortena erfindet keine Standardbeschreibung aus der Rechnungsnummer.

### Schritt C: Vor dem Senden prüfen

1. Öffnen Sie eine Rechnung, die den Festlegungsschritt durchlaufen hat.
2. Vergewissern Sie sich, dass **BESCHREIBUNG** oder Ihre Bezeichnung den erwarteten Text anzeigt.
3. Bearbeiten Sie den Text bei Bedarf, zum Beispiel `Invoice BC-0002 · Q1 license`.
4. Klicken Sie auf **An Twinfield senden** oder Ihre Exact-Exportaktion. Der exportierte Buchungstext sollte mit dem auf der Rechnung angezeigten Text übereinstimmen.

**Workflow-Flexibilität:** Derselbe Baustein **Abgeleitetes Attribut festlegen** unterstützt auch Spalten der Genehmigungsmatrix, spätere **Bedingt**-Verzweigungen anhand abgeleiteter Werte und Feldausdrücke für Exporte. Durch das Anzeigen und Bearbeiten auf der Rechnung behalten Sie die Kontrolle des Menschen über ERP-relevante Freitexte, ohne das Produkt für jedes Buchhaltungssystem separat anpassen zu müssen.

## 5. Muster über Beschreibungen hinaus

Sie können mehrere Festlegungsschritte mit unterschiedlichen Schlüsseln ausführen:

| Muster | Beispielschlüssel | Anzeigen / Bearbeiten | Typische Verwendung |
| --- | --- | --- | --- |
| Buchungsbeschreibung | `description` | Anzeigen + Bearbeiten | Buchungstext in Twinfield / Exact |
| Geschäftsbereich (Steuerung) | `business_line` | Häufig ausgeblendet oder nur anzeigen | Spalte der Genehmigungsmatrix: siehe [Abgeleitete Attribute festlegen](https://help.cortena.ai/guides/workflows/set-derived-attributes) |
| Kanal / Segment | `channel` | Nur anzeigen | Sichtbarkeit für Prüfer, spätere Verzweigung |
| Kombinierte Referenz | `export_note` | Anzeigen + Bearbeiten | Benutzerdefinierte Zeichenfolge für Sheets- / Drive-Vorlagen |

Verwenden Sie bevorzugt **einen eindeutigen Schlüssel** pro Zweck. Wenn derselbe Schlüssel später im Workflow überschrieben wird, ersetzt der neue Wert den vorherigen.

## 6. Hinweise und Einschränkungen

- **Bearbeitung bedeutet Anzeige**: Wenn **Bearbeitung erlauben** aktiviert ist, wird das Feld in den Rechnungsdetails immer angezeigt.
- **Workflow veröffentlichen**: Die Anzeigeoptionen stammen aus der **veröffentlichten** Workflowdefinition des Mandanten.
- **Nur bearbeitbare Schlüssel können geändert werden**: Die API akzeptiert nur Änderungen für Schlüssel, die in diesem Workflow als bearbeitbar gekennzeichnet sind. Andere Schlüssel werden abgelehnt.
- **Synchronisierte oder gesperrte Rechnungen** unterliegen denselben Bearbeitungssperren wie andere Kopffelder. Nach dem Export und der Sperrung sind Werte nicht für beiläufige Änderungen vorgesehen.
- **Zeichenbegrenzungen im ERP** gelten weiterhin, zum Beispiel die Länge der Beschreibung der Twinfield-Gesamtzeile. Halten Sie Werte kurz, wenn das Zielsystem sie abschneidet.
- **Exact Online**: Die Kopfbeschreibung wird nur gesendet, wenn sie zugeordnet wurde. Sie wird nicht automatisch aus der Rechnungsnummer befüllt.
- **Berechtigungen**: Zum Konfigurieren des Knotens ist die Workflowverwaltung erforderlich. Für die Bearbeitung auf der Rechnung benötigen Sie den normalen Rechnungsbearbeitungszugriff für den jeweiligen Mandanten.

## Kurzübersicht

| Aufgabe | Ort |
| --- | --- |
| **Abgeleitetes Attribut festlegen** hinzufügen / konfigurieren | **Einstellungen → Workflow** → **SCHRITT HINZUFÜGEN → Aktionen** |
| Feld oberhalb der Einzelpositionen anzeigen | Knotenbereich → **In Rechnungsdetails anzeigen** |
| Bearbeitung im Tabellenkalkulationsstil erlauben | Knotenbereich → **Bearbeitung in Rechnungsdetails erlauben** |
| Wert anzeigen oder bearbeiten | Rechnungsdetails: Kopfbereich oberhalb der Einzelpositionen |
| Text an Twinfield / Exact senden | **In die Buchhaltung exportieren** → Feldausdruck `${derived.<key>}` |
| Dasselbe Attribut für Genehmiger verwenden | [Abgeleitete Attribute festlegen](https://help.cortena.ai/guides/workflows/set-derived-attributes) |