# An Google Drive senden

Archivieren Sie Dokumente im Rahmen eines Workflows in Google Drive.

In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie mit der Workflow-Aktion **Dokument an Google Drive senden** PDF-Anhänge von Rechnungen automatisch nach Google Drive kopieren, sobald Ihr Workflow diesen Schritt erreicht.

**Für wen ist diese Funktion gedacht:** Finanz- und Betriebsteams, die Rechnungen im Rahmen der Verarbeitung in Google Drive archivieren möchten, ohne sie manuell herunter- und erneut hochladen zu müssen.

## Funktionsweise dieses Schritts

Wenn eine Rechnung diesen Schritt erreicht, führt Cortena folgende Aktionen aus:

1. Cortena übernimmt den **PDF-Anhang** der Rechnung.
2. Cortena erstellt alle **Unterordner**, die in Ihrer **Vorlage für den Ordner- und Dateipfad** definiert sind.
3. Cortena lädt die Datei unter dem ursprünglichen Namen des Anhangs (`{{filename}}`) zu Google Drive hoch.
4. Cortena erstellt einen Eintrag im **Aktivitätsprotokoll** der Rechnung: erfolgreich, fehlgeschlagen oder übersprungen.

## Ziel auswählen

| Option | Speicherort der Dateien | Eigentümer von Google Drive | Ihre Konfiguration |
| --- | --- | --- | --- |
| **Freigegebener Cortena-Ordner** | Im freigegebenen Google Drive von Cortena für Ihren Mandanten, unter dem festen Unterordner **Exports** und anschließend gemäß Ihrer Pfadvorlage | Cortena, für Ihre Organisation freigegeben | Nur die Vorlage für den Ordner- und Dateipfad |
| **Datenaustausch** | In einem von Ihnen ausgewählten Ordner in Ihrem eigenen Google Drive | Ihr Google-Konto bzw. Ihre Organisation | Google Drive unter Integrationen → Datenaustausch verbinden, einen Zielordner auswählen und anschließend die Pfadvorlage festlegen |

Bei **Datenaustausch** befinden sich die Dateien in **Ihrem** Google Drive. Beim **freigegebenen Cortena-Ordner** befinden sich die Dateien im freigegebenen Arbeitsbereich von Cortena unter **Exports**.

Standardmäßige Pfadvorlage für Rechnungsworkflows:

`Accounts Payables Invoices/{{invoice_date_yyyy}}/{{invoice_date_mm}}/{{filename}}`

## Knoten einrichten

1. Öffnen Sie **Workflow** und anschließend den Workflow, den Sie ändern möchten.
2. Fügen Sie unter **SCHRITT HINZUFÜGEN → Aktionen** die Aktion **Dokument an Google Drive senden** hinzu.
3. Geben Sie dem Knoten eine eindeutige **Bezeichnung**, die im Aktivitätsprotokoll angezeigt wird.
4. Verbinden Sie den Schritt an der Stelle, an der er ausgeführt werden soll, beispielsweise nach der Extraktion, nach einer Bedingung oder vor dem Export.
5. Wählen Sie **Freigegebener Cortena-Ordner** oder **Datenaustausch** aus und legen Sie die Pfadvorlage fest.
6. Aktivieren Sie optional **Bei erneuter Verarbeitung der Rechnung ignorieren**, um doppelte PDF-Dateien bei einer erneuten Verarbeitung zu vermeiden.
7. Speichern bzw. veröffentlichen Sie den Workflow.

![Workflow-Knoten: Dokument an Google Drive senden](https://help.cortena.ai/assets/img/help/google-drive/01-workflow-send-document-to-google-drive-node.png)

### Variablen für Pfadvorlagen

| Variable | Bedeutung |
| --- | --- |
| `{{invoice_date_yyyy}}` | Rechnungsdatum · Jahr |
| `{{invoice_date_mm}}` | Rechnungsdatum · Monat |
| `{{invoice_date_dd}}` | Rechnungsdatum · Tag |
| `{{filename}}` | Dateiname des Anhangs |
| `{{invoice_number}}` | Rechnungsnummer |
| `{{invoice_supplier_name}}` | Lieferantenname |
| `{{cost_center_kost1}}` | Kostenstelle KOST1 |
| `{{booking_account_number}}` | Buchungskontonummer |

## Aktivitätsprotokoll

Jeder Uploadversuch wird im Bereich **Aktivität** der Rechnung protokolliert:

- **Zu Google Drive hochgeladen** · erfolgreich
- **Google-Drive-Upload fehlgeschlagen** · Ordner, Berechtigungen oder Konfiguration fehlen
- **Google-Drive-Upload übersprungen** · beispielsweise, weil die Option zum Ignorieren bei erneuter Verarbeitung aktiviert war

![Rechnungsaktivität: Google-Drive-Upload protokolliert](https://help.cortena.ai/assets/img/help/google-drive/02-invoice-activity-google-drive-upload.png)

## Tipps

- Beginnen Sie mit dem **freigegebenen Cortena-Ordner**, um schnell und zuverlässig ein Archiv einzurichten.
- Wechseln Sie zu **Datenaustausch**, wenn die Dateien in einem bestimmten unternehmenseigenen Ordner gespeichert werden müssen. Verbinden Sie Google Drive zunächst unter **Integrationen → Datenaustausch**. Bis dahin wird das Ziel als nicht verbunden angezeigt.
- **Exports** ist beim freigegebenen Cortena-Ordner fest vorgegeben. Sie können nur den Pfad unterhalb von Exports anpassen.
- Für Ausgaben wird derselbe Knotentyp verwendet, jedoch standardmäßig mit dem Bereichsordner **Expenses** anstelle von Accounts Payables Invoices.

![Datenaustausch: Google Drive nicht verbunden](https://help.cortena.ai/assets/img/help/google-drive/03-data-exchange-not-connected.png)