# E-Mail für Rechnungen aus dem Forderungsworkflows senden

Senden Sie markenkonforme E-Mails zu Forderungsrechnungen aus dem Forderungsworkflow.

Verwenden Sie den Workflow-Knoten **E-Mail senden** für Forderungsrechnungen, um dem Kunden eine **markenkonforme** Nachricht zu senden. Cortena ermittelt den Empfänger aus dem Kundenstammdatensatz, unterstützt **Varianten** von Vorlagen, fügt immer die **PDF**-Rechnung an und ermöglicht es Ihnen, die Nachricht vor dem Versand in einer Lightbox zu **bearbeiten und in der Vorschau anzuzeigen**.

**Für wen dies gedacht ist:** Administratoren im Forderungsmanagement, die die Kundenkommunikation nach der Ausstellung einrichten, sowie Mitarbeiter im operativen Geschäft, die Rechnungen aus Cortena statt über ein separates E-Mail-Tool versenden.

## 1. „E-Mail senden“ nach „Als ausgestellt markieren“ hinzufügen

1. Öffnen Sie **Einstellungen → Workflow-Konfiguration** → Entität **Forderungsrechnung**.
2. Fügen Sie nach **Als ausgestellt markieren** den Knoten **E-Mail senden** hinzu. Dies ist das Standardmuster in vielen Vorlagen.
3. Konfigurieren Sie:
   - **An**: **Kunde** (abrechnungsbezogener Kontakt im Kundenstammdatensatz der Forderung).
   - **Betreff / Text**: Vorlage mit Varianten, wenn Sie A/B-Tests oder lokalisierungsspezifische Texte verwenden.
   - **PDF anhängen**: Für den Versand im Forderungsmanagement immer aktiviert. Die PDF-Rechnung wird angehängt.

Wenn Sie über Ihre eigene Domain versenden, müssen Domains für **Email Outbound** verifiziert sein. Siehe [Email Outbound](https://help.cortena.ai/guides/integrations/email-outbound).

## 2. Vor dem Versand bearbeiten und in der Vorschau anzeigen

Wenn der Workflow **E-Mail senden** erreicht:

1. Cortena öffnet die Lightbox **Bearbeiten und Vorschau** mit Betreff, Text und Empfänger.
2. Prüfen Sie Branding und Platzhalter und passen Sie den Text bei Bedarf an.
3. Bestätigen Sie den Versand. Der PDF-Anhang entspricht der ausgestellten Rechnungsdatei.

Mitarbeiter mit der Berechtigung, den Schritt abzuschließen, können ihn bearbeiten. Benutzer mit Leserechten sehen nur die Vorschau.

## 3. Kundenempfänger und Varianten

| Einstellung | Verhalten |
| --- | --- |
| **An: Kunde** | Verwendet die primäre E-Mail-Adresse für die Abrechnung unter **Forderungen → Kunden** |
| **Varianten** | Wählen Sie eine Vorlagenvariante am Knoten oder zum Versandzeitpunkt aus, wenn mehrere Varianten definiert sind |
| **PDF** | Die ausgestellte PDF der Forderung wird automatisch angehängt |

Wenn keine E-Mail-Adresse für die Abrechnung vorhanden ist, zeigt der Schritt einen blockierenden Grund an. Korrigieren Sie den Kundenkontakt, bevor Sie den Workflowschritt erneut ausführen.

## Tipps und Einschränkungen

- Der Knoten gilt nur für Workflows der Entität **Forderungsrechnung**.
- Die PDF spiegelt den **ausgestellten** Status wider. Entwurfswasserzeichen werden nicht versendet.
- Kombinieren Sie den Knoten mit [Outbound ZUGFeRD](https://help.cortena.ai/guides/advanced/outbound-zugferd), wenn Sie hybride E-Rechnungen ausstellen. Der Anhang ist die gespeicherte ausgestellte PDF.
- Der Workflow muss nach der Ausstellung **E-Mail senden** erreichen. Übersprungene Schritte versenden keine E-Mail.

## Kurzübersicht

| Aufgabe | Ort |
| --- | --- |
| Versand nach der Ausstellung einrichten | Workflow → **Als ausgestellt markieren** → **E-Mail senden** |
| Domain verifizieren | **Einstellungen → Integrationen → E-Mail → Email Outbound** |
| Empfänger korrigieren | **Forderungen → Kunden** → Kontakt für die Abrechnung |
| Vorschau zur Laufzeit anzeigen | Workflowschritt → Lightbox **Bearbeiten und Vorschau** |