# Genehmigung oder Prüfung zurückstellen

Genehmigung oder Prüfung mit Hold zurückstellen; eigener Hold-Tab.

Stellen Sie eine Rechnung in einem Schritt für **Approval** oder **Review** zurück, ohne sie zu genehmigen oder abzulehnen. Der Dokumentstatus wird zu **On hold** und das Dokument wird in den dedizierten Listen-Tab **Hold** verschoben, bis jemand **Approve**, **Mark reviewed** oder **Reject** auswählt. Dadurch wird die Zurückstellung aufgehoben und der Workflow fortgesetzt.

**Für wen dies gedacht ist:** Genehmiger und Prüfer, die eine Verbindlichkeit, Ausgabe oder Forderung pausieren müssen, während sie auf eine Antwort des Lieferanten, eine interne Klärung oder zusätzliche Dokumente warten, ohne das Element in der normalen **Review**- oder **Approval**-Warteschlange zu belassen.

## 1. **Hold** für einen Workflow-Schritt aktivieren

**Hold** ist für jeden Genehmigungs- oder Prüfknoten optional aktivierbar.

1. Öffnen Sie **Settings → Workflow** für den Workspace, für Verbindlichkeiten, Ausgaben oder Forderungen.
2. Wählen Sie einen Schritt **Approval** oder **Review** aus.
3. Aktivieren Sie **Allow hold**.
4. Aktivieren Sie optional **Require comment for hold**, wenn die zuständigen Personen erläutern müssen, warum das Dokument zurückgestellt wird.
5. Veröffentlichen Sie den Workflow, sobald Sie bereit sind.

Solange nicht mindestens ein manueller Schritt **Allow hold** aktiviert hat, bleibt der Listen-Tab **Hold** ausgeblendet.

![Allow hold on a workflow Approval or Review step](https://help.cortena.ai/assets/img/help/put-approval-on-hold/01-allow-hold.png)

## 2. Ein Dokument über die Workflow-Leiste zurückstellen

1. Öffnen Sie die Rechnung oder die Ausgabe bzw. Forderung, die auf diesen **Approval**- oder **Review**-Schritt wartet.
2. Klicken Sie in der Workflow-Leiste auf **Hold**, zwischen **Approve** bzw. **Mark reviewed** und **Reject**, sofern Ablehnen verfügbar ist.
3. Fügen Sie im Dialog **Put on hold** optional oder verpflichtend einen Kommentar mit demselben Rich-Text-Editor wie in **Activity** hinzu.
4. Bestätigen Sie mit **Put on hold** oder drücken Sie **⌘/Ctrl+Enter**.

Cortena:

- Belässt den Workflow im **selben** Schritt. **Hold** führt den Workflow nicht weiter.
- Setzt den Status auf **On hold**.
- Zeigt in der Leiste ein deaktiviertes Steuerelement **Held** an. Bewegen Sie den Mauszeiger darüber, um den Kommentar zur Zurückstellung anzuzeigen, sofern einer eingegeben wurde.
- Fügt eine **Activity**-Zeile wie „hat die Prüfung zurückgestellt“ bzw. „hat die Genehmigung zurückgestellt“ hinzu und veröffentlicht den Kommentar bei Verbindlichkeiten und Ausgaben in **Activity**, sofern Sie einen eingegeben haben.

## 3. Zurückgestellte Dokumente finden, Tab **Hold**

Zurückgestellte Elemente erscheinen **nur** im Listen-Tab **Hold**, nicht unter **Review** oder **Approval**.

- **Payables** und **Expenses**, Tab **Hold**, nach **Approval**, sofern dieser Tab vorhanden ist.
- **Accounts Receivable**, derselbe Tab **Hold**, wenn **Hold** im AR-Workflow aktiviert ist.

Verwenden Sie diesen Tab, um die zurückgestellte Warteschlange zu bearbeiten, ohne sie mit den täglichen Prüfungs- oder Genehmigungszahlen zu vermischen. Das Status-Badge jeder Zeile zeigt weiterhin **On hold** an.

## 4. Zurückstellung beenden, **Approve**, **Mark reviewed** oder **Reject**

Es gibt keine separate Aktion zum Fortsetzen.

- **Approve** bzw. **Mark reviewed** hebt die Zurückstellung auf und schließt den Schritt wie gewohnt ab.
- **Reject** hebt die Zurückstellung auf und folgt dem Ablehnungspfad. Die Regeln für den Ablehnungsgrund bleiben unverändert.

Nach einer erfolgreichen Genehmigung, Prüfung oder Ablehnung verlässt das Dokument den Status **On hold** und folgt dem nächsten Workflow-Status.

Verwandte Themen: [Status-Tabs der Liste für Verbindlichkeiten](https://help.cortena.ai/guides/invoices/payables-status-tabs), [Massenweise genehmigen und als geprüft markieren](https://help.cortena.ai/guides/workflows/bulk-approve-mark-reviewed), [Kommentar zur Rechnungsaktivität](https://help.cortena.ai/guides/invoices/activity-chat).

## Tipps und Einschränkungen

- **Hold** ist nur verfügbar, wenn der Knoten **Allow hold** aktiviert hat und Sie den Schritt abschließen dürfen. Es gelten dieselben Regeln für zuständige Personen und Berechtigungen wie bei **Approve**.
- **Approve** bzw. **Mark reviewed** in der Massenverarbeitung der Liste funktioniert weiterhin für zurückgestellte Rechnungen, wenn Sie dazu berechtigt sind. Durch den Abschluss des Schritts wird die Zurückstellung aufgehoben. Eine Massenaktion **Put on hold** gibt es derzeit nicht.
- Abstimmungsleisten für Bankabstimmungen sind von dieser **Hold**-Funktion ausgeschlossen.
- Accounts Receivable speichert den Grund der Zurückstellung im Workflow und in der **Activity**-Beschreibung. Bei Verbindlichkeiten und Ausgaben wird zusätzlich ein **Activity**-Chatkommentar veröffentlicht, wenn Sie einen eingeben.

## Schnellübersicht

| **Aufgabe** | **Ort** |
| --- | --- |
| **Hold** für einen Schritt aktivieren | **Settings → Workflow** → Approval/Review → **Allow hold** |
| Einen Kommentar für **Hold** verlangen | Dasselbe Fenster → **Require comment for hold** |
| Zurückstellen | Workflow-Leiste in den Rechnungsdetails → **Hold** |
| Zurückgestellte Elemente anzeigen | Listen-Tab **Hold** (Payables / Expenses / Receivables) |
| Zurückstellung beenden | Leiste → **Approve** / **Mark reviewed** / **Reject** |
| Grund der Zurückstellung lesen | Mauszeiger über **Held** in der Leiste bewegen oder **Activity** öffnen |