# Belegpositionen in Google Sheet exportieren (Workflow)

Belegpositionen aus einem Workflow-Schritt in Google Sheets exportieren.

Fügt **eine Zeile pro Belegposition** (oder ein breites Layout mit Spalten pro Position) zu einer Google-Tabelle hinzu, wenn eine Rechnung oder Ausgabe den Workflow-Schritt **Belegpositionen in Google Sheet exportieren** erreicht. Nützlich für Berichte, BI-Datenfeeds und Prüfpfade zusätzlich zum Export in die Buchhaltung.

**Für wen dies gedacht ist:** Prozessverantwortliche, die strukturierte Daten auf Positionsebene in Google Sheets ohne manuelles Kopieren und Einfügen benötigen, typischerweise nach dem Abgleich oder vor bzw. nach **In die Buchhaltung exportieren**.

## 1. Schritt hinzufügen

1. Öffnen Sie die **Workflow-Konfiguration** für **Verbindlichkeiten** oder **Ausgaben**.
2. Fügen Sie aus der Palette **Belegpositionen in Google Sheet exportieren** hinzu.
3. Platzieren Sie den Schritt an der Stelle, an der der Export ausgeführt werden soll, häufig in einem **Synchronisiert**-Zweig nach dem Export in die Buchhaltung oder in einem parallelen Zweig ausschließlich für Berichte.
4. **Veröffentlichen** Sie den Workflow, sobald die Konfiguration abgeschlossen ist.

## 2. Knoten konfigurieren

**Voraussetzung für Google Drive** · Verbinden Sie **Google Drive** unter **Einstellungen → Integrationen → Datenaustausch** und stellen Sie sicher, dass der Workspace-Ordner vorhanden ist. Der Schritt verwendet das Cortena-Dienstkonto (dasselbe wie für Richtlinien) und schreibt in den Ordner **Exports** innerhalb Ihres Richtlinienordners.

| **Einstellung** | **Funktion** |
| --- | --- |
| **Ziel** | Wird zum **Exports**-Ordner des Mandanten aufgelöst (der Link öffnet Drive) |
| **Vorlage für den Tabellendateinamen** | Name der Tabelle; Schrägstriche erstellen Unterordner unter **Exports** (z. B. `2026/Q1 line export`) |
| **Tabellenblätter** | **An das erste Tabellenblatt anhängen** · ein einzelnes Tabellenblatt wächst mit der Zeit; **Ein Tabellenblatt pro Monat** · Tabellenblattname `YYYY-MM` aus dem Rechnungsdatum (UTC) |
| **Layout der Belegpositionen** | **Eine Zeile pro Belegposition** (Standard) oder **Eine Zeile pro Rechnung** mit jeder Position als Spaltenblock (Name, Menge, Netto, USt. %, Positionssumme, Buchungskonto, BU-/USt.-Code). Das breite Layout unterstützt bis zu **40** Positionen pro Rechnung |

Verwenden Sie die Variablen-Chips, um Platzhalter (Rechnungsnummer, Datumsangaben, Lieferant, Beträge usw.) in die Dateinamensvorlage zu kopieren.

## 3. Was beim Ausführen des Schritts geschieht

Wenn der Workflow diesen Knoten erreicht, führt Cortena folgende Aktionen aus:

1. Erstellt Zeilen aus den **Belegpositionen** und den Kopffeldern der Rechnung.
2. Erstellt die Zieltabelle unter **Exports** oder öffnet sie.
3. Hängt Zeilen an (idempotent pro Position, sodass erneute Ausführungen nicht denselben Positionsschlüssel duplizieren).
4. Schreibt einen **Aktivitäts**eintrag auf der Rechnung mit Erfolg, Fehler oder einem Link zum Öffnen der Tabelle.

Wenn Google Drive nicht verbunden oder der Ordner nicht vorhanden ist, schlägt der Schritt mit einer eindeutigen Konfigurationsmeldung auf dem Knoten fehl.

## 4. Häufige Workflows

1. **Monatliches Reporting** · **Tabellenblätter** = ein Tabellenblatt pro Monat; der Dateiname enthält `{{invoice_date_yyyy}}`.
2. **Prüfung nach dem Export** · **In die Buchhaltung exportieren** → **Synchronisiert** → **Belegpositionen in Google Sheet exportieren** → **Rechnungsstatus festlegen**.
3. **Breiter Export für die Finanzabteilung** · Eine Zeile pro Rechnung, wenn Prüfer horizontale Positionsblöcke in Excel/Sheets bevorzugen.

## Tipps und Einschränkungen

- Erfordert den Datenaustausch über **Google Drive**; kein Upload in das persönliche „My Drive“ des Benutzerkontos.
- Das breite Layout schlägt mit einem eindeutigen Fehler fehl, wenn eine Rechnung mehr als 40 Positionen enthält.
- Für **Rechnungs-** und **Ausgaben-Workflows** verfügbar.
- Für die PDF-Archivierung (nicht für Positionsraster) verwenden Sie stattdessen [Dokument an Google Drive senden](https://help.cortena.ai/guides/workflows/send-to-google-drive).

## Kurzübersicht

| **Aufgabe** | **Pfad** |
| --- | --- |
| Drive verbinden | **Einstellungen → Integrationen → Datenaustausch** |
| Schritt hinzufügen | **Workflow-Konfiguration** → **Belegpositionen in Google Sheet exportieren** |
| Ausgabespeicherort | Workspace-Ordner **Exports** (unter dem Richtlinien-Stammordner) |
| Ausführung bestätigen | **Aktivitäten** der Rechnung → Eintrag zum Google-Sheets-Export |
| Tabelle öffnen | Link in **Aktivitäten** oder **Exports** in Drive |