# Freigabematrix

Betragsstufen, Kostenstellen und mehrstufige Freigaben.

Dieser Leitfaden erläutert, wie die **Freigabematrix** bestimmt, wer eine Rechnung freigeben muss, wie Sie die Tabelle pflegen und was Führungskräfte sehen, während Rechnungen auf ihre Freigabe warten.

**Zielgruppe:** Finanzadministratoren und Abteilungsleitungen, die Betragsstufen, Kostenstellen und mehrstufige Freigaben für einen oder mehrere Mandanten einrichten.

## Funktion der Matrix

Die Matrix legt anhand von **Betrag**, **Mandant** und **Dimensionen** wie beispielsweise der Kostenstelle fest, **wer** eine Freigabe erteilen muss. **Freigabe**-Knoten im Workflow lesen diese Regeln aus, damit die Zuweisungen den Richtlinien entsprechen.

## 1. Tabelle pflegen

Pflegen Sie eine übersichtliche Tabelle oder eine synchronisierte Konfiguration mit Stufen, Schwellenwerten und namentlich benannten Freigabeverantwortlichen. Bevorzugen Sie Regeln, die auf der größten Position oder dem Rechnungskopf basieren und sich gegenüber Prüfern nachvollziehbar erläutern lassen. Vermeiden Sie sich überschneidende Stufen, die zu Blockaden führen.

![Beispiel für eine Tabelle mit einer Freigabematrix](https://help.cortena.ai/assets/img/help/approval-matrix/02-example-spreadsheet-matrix.png)

## 2. Workflow-Knoten für die Freigabe einbinden

Öffnen Sie unter **Einstellungen → Workflow** den Knoten **Freigabe** und verknüpfen Sie ihn mit der Matrix. Aktivieren Sie die obligatorische Freigabe, verbinden Sie den Pfad **Freigegeben** mit dem nächsten Schritt und veröffentlichen Sie den Workflow.

![Konfiguration des Workflow-Knotens für die Freigabe](https://help.cortena.ai/assets/img/help/approval-matrix/04-workflow-node-configuration.png)

## 3. Ansicht für Führungskräfte

Führungskräfte öffnen Rechnungen unter **Warten auf Freigabe** und sehen den Freigabestatus des aktuellen Schritts. In den Listen ausstehender Freigaben wird angezeigt, wer noch tätig werden muss.

![Führungskräfte: Freigabestatus einer Rechnung](https://help.cortena.ai/assets/img/help/approval-matrix/01-managers-approval-status.png)

![Liste ausstehender Freigaben](https://help.cortena.ai/assets/img/help/approval-matrix/03-approvers-pending-list.png)

Wenn die Richtlinie von Rechnungspositionen abhängt, beispielsweise von der Kostenstelle oder dem Betrag je Position, heben Sie die relevanten Positionen hervor. So erkennen die Freigabeverantwortlichen, was die Weiterleitung ausgelöst hat.

![Für die Freigabeweiterleitung hervorgehobene Rechnungspositionen](https://help.cortena.ai/assets/img/help/approval-matrix/05-line-items-highlighted.png)

## Empfehlungen zur Gestaltung

- Bevorzugen Sie Regeln, die auf der größten Position oder dem Rechnungskopf basieren und sich gegenüber Prüfern nachvollziehbar erläutern lassen
- Vermeiden Sie sich überschneidende Stufen, die zu Blockaden führen
- Richten Sie eine [Delegation](https://help.cortena.ai/guides/workflows/approval-delegation) als Urlaubsvertretung ein

## Mehrere Mandanten

Legen Sie Matrizen je Mandant fest, wenn innerhalb der Gruppe unterschiedliche Richtlinien gelten. Weitere Informationen finden Sie unter [Workflows für mehrere Mandanten](https://help.cortena.ai/guides/workflows/multi-entity-workflows).