# Freigabevertretung

Übertragen Sie Freigaben, wenn jemand abwesend ist.

Wenn eine freigabeberechtigte Person nicht verfügbar ist, kann Cortena die Freigaberechte an die nächste Stufe Ihrer **Freigabematrix** übertragen. So bleiben Rechnungen nicht im Status **Warten auf Freigabe** hängen.

**Für wen ist diese Funktion gedacht:** Abteilungsleitungen und Finanzadministratoren, die mehrstufige Freigabe-Workflows verwenden und bei Abwesenheiten eine Vertretung benötigen.

![Freigabevertretung mit KI-gestützter Weiterleitung](https://help.cortena.ai/assets/img/help/product/approval-delegation-ai.png)

## 1. Grundlagen der Freigabematrix

Ihre **Freigabematrix** in Form einer Tabelle oder konfigurierter Regeln definiert:

- **Stufen** · zum Beispiel Führungskraft → Finanzleitung → CFO
- **Schwellenwerte** · Betragsgrenzen je Stufe
- **Zugewiesene Personen** · namentlich festgelegte Benutzer je Stufe

Workflow-Knoten vom Typ **Freigabe** lesen diese Matrix aus, um festzulegen, wer den jeweiligen Schritt abschließen darf. Weitere Informationen finden Sie unter [Freigabematrix](https://help.cortena.ai/guides/workflows/approval-matrix).

## 2. Freigabe an Personen der nächsten Stufe übertragen

Mit einer **Freigabevertretung** kann eine Person auf einer anderen Stufe die Freigabe im Namen einer abwesenden zugewiesenen Person erteilen, sofern Ihre Matrix dies zulässt:

1. Die Rechnung befindet sich im Status **Warten auf Freigabe**.
2. Eine berechtigte **Vertretung**, entweder aus der nächsten Stufe oder als konfigurierte Ersatzperson, öffnet die Rechnung.
3. Die Vertretung schließt die Freigabe ab. Der Vorgang wird unter **Aktivität** mit ihrem Benutzernamen protokolliert.

Eine Freigabevertretung umgeht keine Schwellenwerte. Eine Rechnung über 50.000 € erfordert weiterhin die korrekte Freigabestufe, sofern die Matrixregeln nicht ausdrücklich eine Eskalation zulassen.

## 3. Im Workflow konfigurieren

Stellen Sie unter **Einstellungen → Workflow** Folgendes sicher:

- Im Knoten **Freigabe** ist die Option zur Durchsetzung der Freigabe aktiviert
- Die Ermittlung der zugewiesenen Personen verwendet die Matrix und keine leere Zuweisungsliste
- Die Erfolgskante führt zum nächsten Schritt, etwa zum Export oder zu einer zweiten Freigabe

Leere Zuweisungen verhindern den Abschluss. Beheben Sie Probleme bei der Synchronisierung der Matrix vor dem Produktivstart.

## 4. Zurücksetzen und erneut freigeben

Wenn die falsche Person eine Freigabe erteilt hat, kann ein Administrator den Freigabeschritt **zurücksetzen** und die Rechnung erneut weiterleiten. Weitere Informationen finden Sie unter [Workflow-Konfiguration](https://help.cortena.ai/guides/workflows/workflow-configuration).

## Kurzübersicht

| Thema | Hinweise |
| --- | --- |
| Matrixquelle | Tabelle / Freigabekonfiguration des Mandanten |
| Vertretung | Freigabeberechtigte Person der nächsten Stufe, sofern zulässig |
| Prüfprotokoll | Unter **Aktivität** ist ersichtlich, wer die Freigabe erteilt hat |
| Hängende Rechnungen | Zuweisungsliste und Synchronisierung der Matrix prüfen |