# Bestellungen in Verbindlichkeiten

Erstellen oder importieren Sie Bestellungen, verknüpfen Sie Verbindlichkeiten über die PO-Nummer, zeigen Sie die Bestellung aus der Rechnung in der Vorschau an, synchronisieren Sie Bestellungen aus Exact Online und erfahren Sie, was als Nächstes für Wareneingänge mit Lieferbestätigung geplant ist.

Verfolgen Sie **Bestellungen** von Lieferanten neben Ihren Verbindlichkeiten: Erstellen oder importieren Sie Bestellungen, verknüpfen Sie Rechnungen über die **PO-Nummer**, zeigen Sie die Bestellung aus der Rechnung in der Vorschau an und synchronisieren Sie mit Exact Online offene Bestellungen und buchen Sie bei deren Export dagegen.

**Für wen dies gedacht ist:** Kreditorenbuchhalter und Finanzverantwortliche, die Lieferantenrechnungen mit Bestellungen abgleichen, insbesondere Teams mit **Exact Online**, die möchten, dass Cortena den Kontext von Bestellungen und Verbindlichkeiten an einem Ort aufbewahrt.

**Zugriff** · Bestellungen müssen für Ihre Organisation aktiviert sein. Wenden Sie sich an Cortena, wenn Sie das Menü nicht sehen. Außerdem benötigen Sie:

- **Bestellungen anzeigen** · Öffnen Sie den Arbeitsbereich und lesen Sie Bestellungen
- **Bestellungen erstellen und bearbeiten** · Erstellen Sie Bestellungen, bearbeiten Sie Entwürfe, genehmigen, geben Sie Bestellungen aus, stornieren Sie sie und verknüpfen Sie sie mit Verbindlichkeiten

## 1. Was Bestellungen in Cortena leisten

Bestellungen sind ein **vollwertiger Arbeitsbereich für Verbindlichkeiten**, getrennt von der Rechnungsliste:

| Funktion | Was Sie erhalten |
| --- | --- |
| Bestellregister | Auflisten und Filtern nach **Entwurf**, **Genehmigt**, **Ausgegeben**, **Storniert** |
| In Cortena erstellen | Lieferant, Daten, Positionen, optionale Positionen aus einer vorherigen Rechnung |
| Aus Exact importieren | Offene oder teilweise offene Exact-Bestellungen mit einem **Exact Online**-Abzeichen |
| Verbindlichkeiten automatisch verknüpfen | Wenn die **PO-Nummer** der Rechnung mit einer Cortena-Bestellung übereinstimmt |
| Vorschau aus der Rechnung | Klicken Sie auf **PO-Nummer** → Lightbox → **Im Arbeitsbereich öffnen** |
| Verknüpfte Rechnungen auf der Bestellung | Beträge, die auf die Bestellung angerechnet wurden, und verbleibender offener Betrag |
| Buchen aus Exact | Bevorzugt die Exact-Artikelgruppe oder das Einkaufskonto, wenn eine Bestellung verknüpft ist |
| Exact-Export, wenn aktiviert | Die Verbindlichkeit kann als Exact-Einkaufsrechnung **gegen die Bestellpositionen** gebucht werden |

Cortena verfolgt, wie viel einer Bestellung **in Rechnung gestellt** wurde. Der **Wareneingang** (in Exact eingegangene Menge) wird derzeit durch den Rechnungsexport nicht aktualisiert. Siehe **Demnächst** am Ende dieses Artikels.

## 2. Öffnen Sie den Arbeitsbereich „Bestellungen“

1. Öffnen Sie in der linken Navigation **Verbindlichkeiten**.
2. Wählen Sie unter „Verbindlichkeiten“ **Bestellungen** aus.
3. Verwenden Sie die Tabs **Alle** | **Entwurf** | **Genehmigt** | **Ausgegeben** | **Storniert**.
4. Suchen Sie nach **Bestellnummer oder Lieferant**.

Wählen Sie eine Zeile aus, um den Detailbereich zu öffnen: Kopffelder, Positionen (**Bestellt** / **In Rechnung gestellt** / **Offen**), Summen, **Verknüpfte Rechnungen** und eine Zusammenfassung auf der rechten Seite (**Bestellt**, **In Rechnung gestellt**, **Offener Betrag**, **Offene Menge**).

![Arbeitsbereich für Bestellungen mit den Abzeichen „Ausgegeben“, „Teilweise“ und „Exact Online“ sowie der verknüpften Rechnung BC-0003](https://help.cortena.ai/assets/img/help/purchase-orders/03-purchase-order-workspace.png)

Wenn Bestellungen nicht aktiviert sind, sehen Sie **Bestellungen sind für diesen Mandanten noch nicht aktiviert** sowie eine Aufforderung zur Kontaktaufnahme für den frühzeitigen Zugriff.

## 3. Status und Erfüllungsabzeichen

### Lebenszyklusstatus

| Status | Bedeutung |
| --- | --- |
| **Entwurf** | Bearbeitbar. Nur Entwürfe können geändert werden (**Nur Bestellungen im Entwurfsstatus können bearbeitet werden.**) |
| **Genehmigt** | Intern autorisiert |
| **Ausgegeben** | Beim Lieferanten offen |
| **Storniert** | Storniert. Wird niemals automatisch mit neuen Verbindlichkeiten verknüpft |

Typische Aktionen für eine Bestellung im Entwurfs- oder genehmigten Status: **Genehmigen**, **Ausgeben**, **Bestellung stornieren**.

### Erfüllungsanzeige

Neben dem Status zeigt Cortena, in welchem Umfang die Bestellung durch **verknüpfte Rechnungen** abgedeckt ist:

| Abzeichen | Bedeutung |
| --- | --- |
| **Offen** | Für die Bestellung wurde noch nichts in Rechnung gestellt |
| **Teilweise** | Ein Teil des Rechnungsbetrags oder der Rechnungsmenge wurde angewendet, ein Restbetrag ist noch offen |
| **Vollständig** | Verknüpfte Rechnungen decken den bestellten Betrag oder die bestellte Menge ab |

Diese Abzeichen zeigen den **Rechnungs**fortschritt in Cortena. Sie entsprechen nicht der von Exact erfassten **Wareneingangs**menge.

## 4. Eine Bestellung in Cortena erstellen

1. Klicken Sie auf **Neue Bestellung**.
2. Wählen Sie einen **Lieferanten** aus. Suchen Sie danach oder wählen Sie **Lieferanten hinzufügen**.
3. Füllen Sie **Beschreibung**, **Ihre Referenz**, **Bestelldatum**, **Lieferdatum**, **Währung**, optional **Kostenstelle**, **Einkäufer** und **Notiz** aus.
4. Fügen Sie **Positionen** hinzu (Beschreibung, Menge, Einheit, Stückpreis, USt.-Satz, Betrag). Optional können Sie **Positionen aus Rechnung verwenden …** auswählen, um Positionen aus einer vorherigen Verbindlichkeit zu kopieren.
5. Klicken Sie auf **Erstellen**.

Bearbeiten Sie die Bestellung gemäß Ihrem Cortena-Workflow für Bestellungen, sofern dieser aktiviert ist, oder verwenden Sie **Genehmigen** / **Ausgeben**, bis sie für den Abgleich mit eingehenden Rechnungen bereit ist.

## 5. Verbindlichkeiten über die PO-Nummer verknüpfen

Wenn eine Lieferantenrechnung eine Bestellung erwähnt, beispielsweise „Ihre Bestellung: 1“ auf dem PDF, extrahiert Cortena die **PO-Nummer** in die Verbindlichkeit.

Wenn Bestellungen aktiviert sind, **verknüpft Cortena automatisch**, wenn:

- der Buchungsabgleich für die Verbindlichkeit bereit ist oder
- eine Bestellung erstellt oder importiert wird und Verbindlichkeiten diese Nummer bereits enthalten oder
- Sie die **PO-Nummer** auf der Rechnung bearbeiten oder
- jemand die Verknüpfung manuell herstellt, etwa über die API oder unterstützte Tools

Der Abgleich verwendet eine normalisierte Bestellnummer, also ohne überflüssige Leerzeichen und ohne Beachtung der Groß- und Kleinschreibung. Stornierte Bestellungen werden niemals automatisch verknüpft. Eine bestehende Verknüpfung wird durch den automatischen Abgleich nicht überschrieben. Eine manuelle erneute Verknüpfung kann sie ändern.

![Detailansicht einer Verbindlichkeit mit der verknüpften PO-Nummer 1 für die Rechnung BC-0003](https://help.cortena.ai/assets/img/help/purchase-orders/01-invoice-detail-po-number-linked.png)

### Anzeigen zur Betragsübereinstimmung

Neben der **PO-Nummer** sehen Sie möglicherweise ein farbiges **!**:

| Farbe | Bedeutung |
| --- | --- |
| Orange | Die Rechnungssumme ist **niedriger** als der verbleibende offene Bestellbetrag |
| Rot | Die Rechnungssumme ist **höher** als der verbleibende offene Bestellbetrag |
| Grün | Die Rechnungssumme **entspricht** dem verbleibenden offenen Bestellbetrag |

Bewegen Sie den Mauszeiger über das Symbol, um den vollständigen Tooltip anzuzeigen.

## 6. Die Bestellung aus einer Verbindlichkeit in der Vorschau anzeigen

Wenn die Rechnung verknüpft ist:

1. Klicken Sie auf das Label **PO-Nummer**. Die Unterstreichung erscheint beim Darüberfahren. Es handelt sich nicht um ein separates blaues Label.
2. Die **Bestellvorschau** wird über der Rechnung geöffnet.
3. Prüfen Sie Lieferant, Positionen, Summen und **Verknüpfte Rechnungen**.
4. Klicken Sie auf **Im Arbeitsbereich öffnen** oder **Vollständig öffnen**, um für diese Bestellung zu **Verbindlichkeiten → Bestellungen** zu wechseln, oder klicken Sie auf **Schließen**, um bei der Rechnung zu bleiben.

![Lightbox mit der Bestellvorschau, geöffnet aus der Verbindlichkeit und mit der verknüpften Rechnung BC-0003](https://help.cortena.ai/assets/img/help/purchase-orders/02-purchase-order-preview-from-payable.png)

## 7. Verknüpfte Rechnungen auf der Bestellung

In den Bestelldetails, im Arbeitsbereich oder in der Vorschau, listet der Abschnitt **Verknüpfte Rechnungen** jede verknüpfte Verbindlichkeit auf:

- Rechnungsnummer und Datum
- Anzahl der Positionen, beispielsweise **1 Position**
- Bruttobetrag
- Hinweis zum Anteil, beispielsweise **−4.840,00 € auf die Bestellung angerechnet**, sowie der **noch offene** Betrag

Klicken Sie auf eine Karte, um die Rechnungsvorschau zu öffnen. Für Beträge wird dasselbe Format für Gebietsschemas wie bei Verbindlichkeiten verwendet.

Beispiel: Bestellung Nr. 1 über **52.360,00 €**. Nach der Verknüpfung von BC-0003 (**4.840,00 €**) zeigt die Zusammenfassung **In Rechnung gestellt: 4.840,00 €**, **Offener Betrag: 47.520,00 €**, Erfüllung **Teilweise** an.

## 8. Exact Online: Bestellungen importieren

Verbinden Sie zunächst Exact. Siehe [Exact Online](https://help.cortena.ai/guides/integrations/exact-online). Öffnen Sie anschließend **Einstellungen → Integrationen → Buchhaltung → Exact Online**:

1. Aktivieren Sie **Bestellungen aus Exact importieren**.
2. Legen Sie optional **Filter für Bestellstatus** fest, standardmäßig **Offen + teilweise**, sowie **Synchronisieren ab Erstellungsdatum** und **Cortena-Workflow für Bestellungen verwenden**.
3. Klicken Sie auf **Bestellungen aus Exact synchronisieren** oder warten Sie auf die geplante Exact-Synchronisierung. Status: **Synchronisierung der Bestellung wurde in die Warteschlange gestellt**.

Importierte Bestellungen:

- behalten die Exact-Bestellnummer als Cortena-PO-Nummer
- zeigen das Abzeichen **Exact Online**
- werden so behandelt, dass sie in Exact verwaltet werden. Die Bearbeitungsregeln folgen weiterhin den Cortena-Regeln für Entwürfe, die in Cortena erstellt wurden.

| **Cortena-Workflow für Bestellungen verwenden** | Nach dem Import |
| --- | --- |
| Deaktiviert (Standard) | Die Bestellung kommt als **Ausgegeben** an. Der Workflow wird übersprungen. |
| Aktiviert | Die Bestellung kommt als **Entwurf** an und wird in den Cortena-Workflow für Bestellungen aufgenommen |
| In Exact storniert | In beiden Fällen **Storniert** |

Exact App Center muss den Zugriff auf Bestellungen erlauben. Verbinden Sie OAuth nach Änderungen an den Berechtigungsumfängen erneut, wenn die Synchronisierung fehlschlägt.

## 9. Buchungskonten aus der Bestellung

Wenn eine Verbindlichkeit dauerhaft mit einer aus Exact importierten Bestellung verknüpft ist, kann Cortena die **Kontierung aus Buchhaltungssystem und Bestellung** auf die Buchungskonten anwenden, also die Exact-Artikelgruppen-COGS oder das Einkaufskonto, ähnlich wie beim dualen Abgleich mit einem Ausgabentool.

In den Rechnungsdetails sehen Sie möglicherweise:

- den Wert **Bestellung / Buchhaltungssystem** im Vergleich zur **Cortena-Abstimmung**
- **!**-Markierungen und Tooltips
- das Banner: *Die Kontierung der Bestellung aus dem Buchhaltungssystem unterscheidet sich von der Cortena-Abstimmung …*
- Aktionen, um einen der beiden Werte anzuwenden

Die Positionszuordnung ist deterministisch: explizite Positionsverknüpfungen, anschließend Abgleich von Artikel oder Code, anschließend gemeinsames Sachkonto für alle Positionen. Aus alleinigen Freitextbeschreibungen werden keine Positionspaare erfunden. Durch das Aufheben der Verknüpfung mit der Bestellung wird die Cortena-Abstimmung wieder als aktive Zeile verwendet.

Synchronisieren Sie Exact-Bestellungen erneut, wenn bei älteren Importen die Kontenzuordnungen auf den Positionen fehlen.

## 10. Eine mit einer Bestellung verknüpfte Verbindlichkeit nach Exact exportieren

Wenn alle folgenden Bedingungen erfüllt sind:

- Die Funktion „Bestellungen“ ist aktiviert
- **Bestellungen aus Exact importieren** ist aktiviert
- Die Rechnung ist mit einer aus Exact importierten Bestellung mit Exact-Positionsreferenzen verknüpft

… kann der Export der Verbindlichkeit eine Exact-**Einkaufsrechnung erstellen, die mit den Bestellpositionen verknüpft ist**. Die Menge stammt aus der Rechnung. Exact behält die Preise aus der Bestellung bei. Wenn dieser Weg fehlschlägt, verwendet Cortena einen normalen Exact-Einkaufsbuchungssatz, damit die Verbindlichkeit weiterhin exportiert wird.

Nach einem erfolgreichen Export aktualisiert Cortena die Bestellung aus Exact. In Exact sehen Sie normalerweise, dass sich die **in Rechnung gestellte Menge** und die offenen Rechnungsmengen ändern.

**Wichtig:** Über diesen Weg wird die Exact-**eingegangene Menge** nicht gesetzt. Der Wareneingang bleibt davon getrennt. Siehe **Demnächst** weiter unten.

## 11. Hinweise und Einschränkungen

- Tragen Sie die Bestellnummer des Lieferanten frühzeitig in **PO-Nummer** ein, damit die automatische Verknüpfung und der Exact-Bestellungsexport ausgeführt werden können.
- Nur Cortena-Bestellungen im Status **Entwurf** können bearbeitet werden. Aus Exact importierte **Ausgegeben**-Bestellungen dienen hauptsächlich dem Abgleich und Export.
- Die Erfüllung **Teilweise** / **Vollständig** basiert auf **verknüpften Rechnungen**, nicht auf dem Wareneingang.
- Lieferscheine können bereits als zugehörige Dokumente (`delivery confirmation` als Anhangstyp) neben der Rechnung erscheinen. Diese Beziehung bleibt bestehen. Der Export des Wareneingangs nach Exact ist als nächster Schritt geplant.
- Berechtigung und Funktionsflag müssen beide aktiviert sein. Für den Exact-Bestellimport ist ein verbundenes Exact-Unternehmen mit Bestellberechtigungen erforderlich.

## Demnächst: Lieferbestätigungen als Wareneingang nach Exact exportieren

Der Export einer mit einer Bestellung verknüpften Verbindlichkeit aktualisiert heute die **in Rechnung gestellte** Seite der Bestellung in Exact. Die **eingegangene Menge** bleibt leer, sofern niemand einen Wareneingang in Exact oder einem anderen System bucht.

**Geplante Richtung** (mit **Demnächst** gekennzeichnet und noch nicht verfügbar):

1. Bewahren Sie Lieferbestätigungen als zugehörige Dokumente auf. Rechnung und Lieferschein bleiben verknüpft.
2. Fügen Sie einen Workflow-Knoten **Lieferbestätigung in die Buchhaltung exportieren** hinzu, aus derselben Familie wie **In die Buchhaltung exportieren**.
3. Exact ist das erste Ziel, wenn Exact verbunden und der Bestellimport aktiviert ist. Andere Buchhaltungssysteme können später über denselben Knoten angebunden werden.
4. Buchen Sie Exact-**Wareneingänge** gegen verknüpfte Bestellpositionen, aktualisieren Sie die **eingegangene Menge** und aktualisieren Sie die Cortena-Bestellung.
5. Halten Sie die Rechnungsbuchung unabhängig vom Wareneingang: Der Export der Verbindlichkeit steuert die **in Rechnung gestellte** Menge, der neue Knoten die **eingegangene** Menge.

Bis diese Funktion verfügbar ist, pflegen Sie den Wareneingang in Exact, wenn Sie die **eingegangene Menge** benötigen, und verwenden Sie Cortena für den Abgleich von Bestellung und Rechnung sowie für die Erfüllung auf Rechnungsbasis.

## Kurzübersicht

| Aufgabe | Ort |
| --- | --- |
| Arbeitsbereich für Bestellungen öffnen | **Verbindlichkeiten → Bestellungen** |
| Bestellung erstellen | **Neue Bestellung** |
| Aus Rechnung verknüpfen | **PO-Nummer** festlegen oder extrahieren |
| Bestellung aus Rechnung in der Vorschau anzeigen | Auf **PO-Nummer** klicken → **Im Arbeitsbereich öffnen** |
| Rechnungen auf einer Bestellung anzeigen | Bestelldetails → **Verknüpfte Rechnungen** |
| Aus Exact importieren | **Einstellungen → Integrationen → Exact Online** → **Bestellungen aus Exact importieren** → **Bestellungen aus Exact synchronisieren** |
| Cortena-Workflow beim Import | **Cortena-Workflow für Bestellungen verwenden** |
| Berechtigungen | **Bestellungen anzeigen** / **Bestellungen erstellen und bearbeiten** |
| Exact-Leitfaden für Verbindlichkeiten | [Exact Online](https://help.cortena.ai/guides/integrations/exact-online) |
| Demnächst | Workflow-Knoten zum Export von **Lieferbestätigungen** als Exact-Wareneingänge |