# E-Mail-Verläufe

Verfolgen Sie Lieferantenkorrespondenz zu einer Rechnung.

Wenn eine Rechnung **per E-Mail** eingeht, extrahiert Cortena den Anhang und zeigt strukturierte Felder zur Prüfung und Verbuchung an. Manchmal benötigen Sie auch den **E-Mail-Kontext**: wer was geschrieben hat, Fragen zur Freigabe, Zahlungsanweisungen im Nachrichtentext oder nachfolgende Antworten im selben Verlauf.

Mit **E-Mail-Verläufen für Rechnungen** können Sie diese Korrespondenz **direkt in der Rechnungsdetailansicht** lesen, ohne Cortena zu verlassen oder Ihr Postfach zu durchsuchen.

## So öffnen Sie den E-Mail-Verlauf

1. Navigieren Sie zu **Verbindlichkeiten → Rechnungen** und wählen Sie eine Rechnung aus.
2. Vergewissern Sie sich, dass die Rechnung per E-Mail eingegangen ist. In der Kopfzeile wird neben **Rechnung** und Ihrem Workflow-Status, zum Beispiel **Bereit**, ein **E-Mail**-Badge angezeigt.
3. **Klicken Sie auf das E-Mail-Badge**, um den geteilten Bereich **Ursprüngliche E-Mail** zu öffnen.
4. Der Bereich erscheint **oberhalb** der extrahierten Rechnungsfelder. Ziehen Sie die Trennlinie zwischen E-Mail und Extraktion, um die Größe anzupassen. Cortena merkt sich Ihre bevorzugte Höhe.
5. **Klicken Sie erneut auf E-Mail**, um den Bereich auszublenden.

Das **E-Mail**-Badge wird nur bei Rechnungen angezeigt, deren Quelle eine E-Mail ist. Bei Uploads, API-Importen und anderen Eingangskanälen steht dieses Bedienelement nicht zur Verfügung.

![Kopfzeile der Rechnungsdetailansicht mit E-Mail-Badge](https://help.cortena.ai/assets/img/help/email-threads/01-invoice-email-badge.png)

## Was im E-Mail-Bereich angezeigt wird

### Konversationsliste

- Wenn Cortena **mehr als eine zugehörige Nachricht** findet, werden diese in einer Leiste **Konversation (n)** in chronologischer Reihenfolge aufgeführt.
- Jede Zeile zeigt **Datum/Uhrzeit**, **Absender** und **Betreff**.
- Die mit **dieser Rechnung** verknüpfte Nachricht ist als aktuelle Nachricht gekennzeichnet.
- **Klicken Sie auf eine Zeile**, um darunter den Nachrichtentext und die Kopfzeilen dieser Nachricht zu laden.

Wenn nur **eine** E-Mail vorhanden ist, wird die Konversationsleiste ausgeblendet und die Nachricht direkt angezeigt.

### E-Mail-Kopfzeilen

Für die ausgewählte Nachricht zeigt Cortena Betreff, Datum, **Von**, **An** sowie, falls vorhanden, **Cc** und **Bcc** an.

### Nachrichtentext

Der Nachrichtentext wird unterhalb der Kopfzeilen in einem scrollbaren Bereich angezeigt. Cortena lädt den Text, wenn Sie eine Nachricht auswählen oder wenn der Bereich erstmals geöffnet wird. Dadurch bleiben auch längere Verläufe reaktionsschnell.

![Bereich „Ursprüngliche E-Mail“ mit der ersten Nachricht](https://help.cortena.ai/assets/img/help/email-threads/02-email-thread-first-message.png)

![Konversationsliste mit ausgewählter Antwort](https://help.cortena.ai/assets/img/help/email-threads/03-email-thread-reply-message.png)

## Welche E-Mails werden in einem Verlauf angezeigt?

Cortena erstellt die Konversation anhand standardmäßiger E-Mail-Kopfzeilen für die Gruppierung von Nachrichten:

- **Message-ID** · eindeutige Kennung jeder E-Mail
- **In-Reply-To** · verweist auf die Nachricht, auf die geantwortet wurde
- **References** · führt frühere Nachrichten im Verlauf auf

Wenn Sie eine Rechnung öffnen, sucht Cortena nach weiteren eingegangenen E-Mails in Ihrem Mandanten, die zum selben Verlauf gehören. Diese Nachrichten werden gemeinsam angezeigt, beginnend mit der ältesten, mit maximal **50 Nachrichten** pro Verlauf.

**Enthalten:** von Cortena für Ihren Mandanten verarbeitete eingegangene E-Mails, Antworten und Weiterleitungen mit übereinstimmenden Kopfzeilen für die Gruppierung sowie die Nachricht, die den Anhang dieser Rechnung enthielt.

**Nicht enthalten:** E-Mails, die Cortena nie erreicht haben, Nachrichten aus anderen Mandanten, da Verläufe auf den jeweiligen Mandanten beschränkt sind, sowie nicht zugehörige E-Mails, die lediglich dieselbe Betreffzeile haben.

## Warum E-Mail-Text oder Grafiken vereinfacht aussehen können

Cortena zeigt eine **sichere, schreibgeschützte Kopie** der beim Import der Nachricht gespeicherten Inhalte an. Dies dient der Sicherheit, die Darstellung kann sich daher von Outlook oder Gmail unterscheiden.

- Wenn kein verwendbarer HTML-Nachrichtentext vorhanden ist, zeigt Cortena **reinen Text** an, etwa Antwortmarkierungen, Anhangsnamen als Text und eine vereinfachte Formatierung.
- Wenn HTML verfügbar ist, wird es in einer **isolierten Anzeigeumgebung** dargestellt: Externe Bilder werden möglicherweise nicht geladen, komplexes CSS kann vereinfacht dargestellt werden und interaktive Elemente sind deaktiviert.

**Darauf können Sie sich verlassen:** die Kopfzeilen für den Versandkontext, den Nachrichtentext für Anweisungen und den **PDF- oder Rechnungsanhang** in der Dokumentvorschau von Cortena für Positionen und Gesamtbeträge.

## Tipps

- Wenn die nächste Rechnung ebenfalls per E-Mail eingegangen ist, bleibt der Bereich geöffnet und lädt den entsprechenden Verlauf. Bei Rechnungen aus anderen Eingangskanälen wird der Bereich automatisch geschlossen.
- Das Lesen von E-Mails ist **schreibgeschützt**. Dadurch wird weder die Extraktion erneut ausgeführt noch der Workflow-Status geändert.
- Verlassen Sie sich bei Rechnungsbeträgen und rechtsverbindlichen Formulierungen immer auf die Anhangsvorschau und die extrahierten Felder.