# Duplikaterkennung konfigurieren

Einstellungen → Rechnungsimport: Optionen zur Gruppierung von Duplikaten. Übereinstimmender Gesamtbetrag erforderlich, optionaler Abgleich von Bestell-, Liefer- oder Angebotsnummern, wenn eine Rechnungsnummer fehlt.

Legen Sie fest, wie Cortena **zusammengehörige Dokumente gruppiert**, wenn dieselbe Lieferantenrechnung oder dieselbe Rechnung mit Beleg mehrfach eingeht. Diese Optionen finden Sie unter **Einstellungen → Rechnungsimport**. Sie ergänzen die unter [Duplikate](https://help.cortena.ai/guides/invoices/duplicates) beschriebenen Funktionen.

**Für wen ist diese Funktion vorgesehen:** Administratoren im Finanzbereich, die festlegen, wie streng Duplikate für ihren Mandanten gruppiert werden sollen, nur nach Rechnungsnummer oder nach Nummer und Gesamtbetrag sowie optional anhand von Bestell-, Liefer- oder Angebotsnummern.

## 1. Wo Sie die Einstellungen konfigurieren

1. Öffnen Sie **Einstellungen → Rechnungsimport**.
2. Suchen Sie den Abschnitt **Duplikaterkennung**.
3. Aktivieren oder deaktivieren Sie die Optionen. Jede Änderung wird sofort gespeichert.

Dieser Abschnitt wird angezeigt, wenn **Referenznummern für Rechnungen** in Ihrem Arbeitsbereich aktiviert sind. Wenn er nicht angezeigt wird, bitten Sie Ihren Cortena-Ansprechpartner, die Funktion für Ihren Mandanten zu aktivieren.

![Einstellungen → Rechnungsimport: Duplikaterkennung](https://help.cortena.ai/assets/img/help/configure-duplicate-detection/01-settings-invoice-import-duplicate-detection.png)

## 2. Grundsätzliche Funktionsweise des Abgleichs

Unabhängig von den Kontrollkästchen gilt:

- Cortena verwendet immer den **verknüpften Lieferantenstammsatz**, wenn der Kreditor zugeordnet wurde. Andernfalls wird der **extrahierte Lieferantenname** verwendet.
- Die **Rechnungsnummer** ist das **primäre** Abgleichskriterium.
- **Bestell-, Liefer- und Angebotsnummern** werden **nur dann** berücksichtigt, wenn bei mindestens einem der Dokumente die Rechnungsnummer fehlt.
- Der Abgleich erfolgt **nur innerhalb desselben Nummerntyps**, also Bestellung mit Bestellung, Lieferung mit Lieferung und Angebot mit Angebot, niemals typübergreifend.
- Wenn beide Dokumente Rechnungsnummern haben und diese **voneinander abweichen**, werden sie nicht anhand von Bestell-, Liefer- oder Angebotsnummern verknüpft.
- Das **Rechnungsdatum wird für den Duplikatabgleich nicht verwendet**.

Weitere Informationen zur Funktionsweise von Hauptdokumenten, Listenanzeige, Belegen sowie Aktionen zum Hochstufen oder Aufheben finden Sie unter [Duplikate](https://help.cortena.ai/guides/invoices/duplicates).

## 3. Die vier Optionen

| Option | Standard | Funktionsweise |
| --- | --- | --- |
| **Übereinstimmenden Gesamtbetrag voraussetzen** | Ein | Wenn diese Option aktiviert ist, müssen Dokumente mit derselben **Rechnungsnummer** auch denselben **Gesamtbetrag** aufweisen. Deaktivieren Sie die Option, um Dokumente ausschließlich anhand der Rechnungsnummer zu verknüpfen. |
| **Anhand der Bestellnummer abgleichen** | Aus | Wenn eine Rechnungsnummer fehlt, werden Dokumente mit derselben Bestellnummer gruppiert. |
| **Anhand der Liefernummer abgleichen** | Aus | Wenn eine Rechnungsnummer fehlt, werden Dokumente mit derselben Liefer- oder Lieferscheinnummer gruppiert. |
| **Anhand der Angebotsnummer abgleichen** | Aus | Wenn eine Rechnungsnummer fehlt, werden Dokumente mit derselben Angebotsnummer gruppiert. |

Für sekundäre Optionen, also Bestell-, Liefer- oder Angebotsnummern, müssen die Gesamtbeträge **nicht** übereinstimmen. Die Option **Übereinstimmenden Gesamtbetrag voraussetzen** gilt nur für den Abgleich anhand der Rechnungsnummer.

## 4. Referenznummern auf der Rechnung

Wenn die Funktion aktiviert ist, können in den Rechnungsdetails **Kunden-, Angebots-, Bestell- und Liefernummern** unterhalb der Umsatzsteuer-ID des Lieferanten angezeigt werden, sofern sie bei der Extraktion erkannt wurden. Diese Felder werden für die oben beschriebenen optionalen sekundären Abgleiche verwendet.

Wenn Sie die **Rechnungsnummer** eines Dokuments ändern, kann die Duplikaterkennung für diese Rechnung erneut ausgeführt werden. Bestätigen Sie die Änderung sorgfältig, wenn Cortena eine Warnung anzeigt.

## 5. Empfohlene Konfigurationen

| Situation | Empfohlene Einstellungen |
| --- | --- |
| Standardkonfiguration für die meisten Kreditorenbuchhaltungsteams | **Übereinstimmenden Gesamtbetrag voraussetzen** aktivieren, sekundäre Abgleiche deaktivieren |
| Dieselbe Rechnungsnummer wird für unterschiedliche Beträge wiederverwendet, etwa bei Gutschriften oder Ratenzahlungen | Deaktivieren Sie **Übereinstimmenden Gesamtbetrag voraussetzen** nur, wenn Sie eine weniger strenge Gruppierung akzeptieren |
| Lieferanten senden häufig Lieferscheine oder Auftragsbestätigungen ohne Rechnungsnummer | Aktivieren Sie den Abgleich für die sekundären Nummerntypen, die Sie tatsächlich erhalten |

## Tipps und Einschränkungen

- Die Einstellungen gelten für **neue** Erkennungsläufe, etwa bei neuen Importen, Änderungen der Rechnungsnummer und erneuten mandantenweiten Läufen. Bestehende Gruppen werden nicht automatisch neu aufgebaut, wenn Sie ein Kontrollkästchen aktivieren oder deaktivieren.
- Duplikate können weiterhin **nicht exportiert** werden. Nur das **Hauptdokument** kann exportiert werden. Weitere Informationen finden Sie unter [Duplikate](https://help.cortena.ai/guides/invoices/duplicates).
- Sie benötigen die Berechtigung zum Bearbeiten der Buchhaltungs- oder Rechnungsimporteinstellungen, um diese Optionen zu ändern.

## Kurzübersicht

| Thema | Ort / Verhalten |
| --- | --- |
| Einstellungen öffnen | **Einstellungen → Rechnungsimport → Duplikaterkennung** |
| Primärer Abgleich | Gleicher Lieferant + gleiche Rechnungsnummer (+ Gesamtbetrag, falls erforderlich) |
| Sekundärer Abgleich | Gleiche Bestell-, Liefer- oder Angebotsnummer, wenn aktiviert und die Rechnungsnummer fehlt |
| Hauptdokument / Liste / Export | [Duplikate](https://help.cortena.ai/guides/invoices/duplicates) |
| Listenfilter | **Duplikate → Nur Hauptdokumente** |