# Audit-Protokoll

Jede Änderung, Genehmigung und jeder Export in einem GoBD-konformen Protokoll.

Jede relevante Änderung an einer Rechnung wird in **Activity** erfasst: wer wann was geändert hat, wann Exporte ausgeführt wurden, wann Workflow-Schritte abgeschlossen wurden und wann Felder bearbeitet wurden. Nutzen Sie dies für Übergaben in der Kreditorenbuchhaltung, Prüfungen durch das Controlling und die Fehlersuche.

**Für wen dies gedacht ist:** Verantwortliche in der Kreditorenbuchhaltung, Auditoren und Support-Mitarbeitende, die eine klare Historie von Bearbeitungen, Exporten und Workflow-Aktionen zu einer einzelnen Rechnung benötigen.

## 1. Activity-Bereich öffnen

1. Öffnen Sie eine Rechnung in **Payables**, **Expenses** oder **Receivables**.
2. Wählen Sie den Tab **Activity** aus, oder je nach Layout das Seitenpanel.
3. Die Einträge werden **mit dem neuesten Eintrag zuerst** angezeigt.

Systemereignisse wie abgeschlossene Extraktionen und gestartete Exporte sowie Benutzerereignisse wie Feldbearbeitungen und Genehmigungen werden in derselben Zeitleiste angezeigt.

Filtern Sie die Zeitleiste mit den Chips **All**, **User**, **Edits**, **Workflow** oder **Exports**. Blenden Sie Aufnahme- und Abgleichsereignisse unter **Cortena Agent Processing** ein oder aus, und erweitern Sie den Bereich, wenn Sie die Details benötigen.

Um ein gebrandetes PDF für den **aktuellen Filter** herunterzuladen, verwenden Sie im selben Tab **Audit package PDF**. Siehe [Einen Activity-Bericht für eine Rechnung herunterladen (PDF)](https://help.cortena.ai/guides/invoices/activity-audit-package).

## 2. Was protokolliert wird

| Ereignistyp | Beispiele |
| --- | --- |
| **Verarbeitung** | Importiert, erneut verarbeitet, Seitenbereich erneut verarbeitet |
| **Feldbearbeitungen** | Kreditor, Datumsangaben, Zahlungsbedingungen, Kostenstellen |
| **Positionen** | Konto, USt.-Code, Beträge, neue Positionen |
| **Workflow** | Schritt abgeschlossen, zurückgesetzt, Genehmigung erteilt |
| **Export** | An DATEV, Twinfield, Exact oder Agicap gesendet |
| **Status** | Zahlungsstatus, Änderungen des Anzeigestatus |

Jeder Eintrag enthält **Zeitstempel**, **Akteur** (Benutzername oder „System“) und eine kurze **Beschreibung**.

## 3. Details zu Änderungen auf Feldebene

Wenn jemand Buchungs- oder Kopffelder bearbeitet, kann das Protokoll die Werte **vorher → nachher** anzeigen, zum Beispiel die Kreditorennummer oder die Anzahl der Zahlungstage.

Erweitern Sie einen Eintrag, um einzelne Feldänderungen zu lesen, ohne PDF-Versionen vergleichen zu müssen.

## 4. Praktische Einsatzmöglichkeiten

- **Übergabe** · Sehen Sie, was ein Kollege bereits korrigiert hat, bevor Sie die Bearbeitung von „Needs review“ übernehmen.
- **Exportstreitigkeiten** · Bestätigen Sie den genauen Exportzeitpunkt und das Zielsystem.
- **Erneute Verarbeitung** · Überprüfen Sie, welcher Seitenbereich oder welche vollständige erneute Verarbeitung ausgeführt wurde.
- **Compliance** · Weisen Sie die Genehmigung nach dem Vier-Augen-Prinzip im Activity-Stream nach (GoBD-konformes Protokoll).

**Activity** ist **schreibgeschützt**. Sie können Protokolleinträge weder löschen noch bearbeiten.

Um Aktivitäten über Rechnungen, Bestellungen, Lieferanten und untergeordnete Entitäten hinweg zu durchsuchen, siehe [Workspace Activity](https://help.cortena.ai/guides/invoices/workspace-activity).

## Kurzübersicht

| Aufgabe | Ort |
| --- | --- |
| Historie anzeigen | Rechnungsdetails → **Activity** |
| Filtern | **All** / **User** / **Edits** / **Workflow** / **Exports** |
| Agentengruppe | **Cortena Agent Processing** erweitern |
| PDF herunterladen | **Audit package PDF** → [Activity-Bericht](https://help.cortena.ai/guides/invoices/activity-audit-package) |
| Feldänderungen | Benutzereinträge zu Bearbeitungen erweitern |
| Exportnachweis | Nach Systemeinträgen mit „Sent to …“ suchen |
| Protokoll der erneuten Verarbeitung | Beschreibung „Reprocessed using pages …“ |
| Verwandt | [Rechnungen bearbeiten](https://help.cortena.ai/guides/invoices/editing-invoices) |