# Rechnungen aus der Liste archivieren oder löschen

Wählen Sie offene Verbindlichkeiten aus, die nicht synchronisiert und nicht zur Zahlung gesendet wurden, und archivieren Sie sie oder löschen Sie sie dauerhaft aus der Liste.

Wählen Sie mehrere offene Verbindlichkeiten aus und archivieren oder löschen Sie sie dauerhaft über dieselbe Listenleiste, die Sie zum Freigeben und Exportieren verwenden.

**Für wen dies gedacht ist:** Mitarbeitende in der Kreditorenbuchhaltung, die versehentlich hochgeladene Rechnungen bereinigen oder Dokumente aus der Arbeitsliste entfernen möchten, ohne sie zu buchen.

Dieselben Optionen gibt es auch für eine einzelne Zeile: Bewegen Sie den Mauszeiger über das × am Ende der Zeile, um **Archivieren** und **Löschen** anzuzeigen.

## 1. Rechnungen auswählen

1. Öffnen Sie **Offene Verbindlichkeiten**.
2. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen der Rechnungen, die Sie entfernen möchten. Für Duplikate gibt es kein Kontrollkästchen. Wählen Sie die Hauptrechnung aus, ihre Duplikate werden ebenfalls gelöscht (siehe unten).
3. Die dunkle Leiste am unteren Rand zeigt an, wie viele Rechnungen ausgewählt sind.

Sie können Rechnungen auswählen, die sich noch in Prüfung oder Verarbeitung befinden, zur Synchronisierung bereit sind oder zur Zahlung bereit sind, solange der Export noch nicht gestartet wurde und sie nicht zur Zahlung gesendet wurden.

Rechnungen, die Sie nicht archivieren oder löschen können, haben kein Kontrollkästchen. Dazu gehören:

- **Synchronisierte** Rechnungen
- Rechnungen, die an Ihr Buchhaltungssystem **gesendet werden**, oder nach dem Start eines Exports bereits den Status **Fehlgeschlagen** haben
- Rechnungen in einem Zahlungslauf (**Zur Zahlung vorgemerkt**, **Warten auf Zahlung**) oder Rechnungen, die bereits über Zahlungen **bezahlt** wurden
- Rechnungen, die bereits **archiviert** sind

## 2. Archivieren oder löschen

In der Sammelleiste neben der Anzahl der ausgewählten Rechnungen:

1. Klicken Sie auf **Archivieren**, um die Auswahl aus der Liste **Alle** auszublenden.
2. Bewegen Sie den Mauszeiger über diese Schaltfläche, um **Archivieren** und **Löschen** zu öffnen. **Löschen** ist die dauerhafte Aktion.

Wenn die Auswahl nicht archiviert werden darf, aber weiterhin gelöscht werden kann, lautet die Schaltfläche selbst **Löschen**.

Ein Fenster listet jede Rechnung wie die Liste auf: Lieferant, Nummer, Datum, Betrag und Status.

| Aktion | Text im Fenster | Was passiert |
| --- | --- | --- |
| **Archivieren** | **Dies kann nicht rückgängig gemacht werden.** Archivierte Rechnungen werden aus der Liste „Alle“ ausgeblendet. | Die Rechnung wird aus **Alle** entfernt. Sie wird nicht gelöscht. Setzen Sie den Statusfilter auf **Archiviert**, um sie wiederzufinden. |
| **Löschen** | **Dies kann nicht rückgängig gemacht werden.** Gelöschte Rechnungen werden dauerhaft entfernt. | Die Rechnung und ihre Dateien werden gelöscht. Wenn eine ausgewählte Rechnung Duplikate hat, weist das Fenster außerdem darauf hin: **Duplikate einer ausgewählten Rechnung werden zusammen mit ihr gelöscht.** |

Bestätigen Sie mit **Archivieren** oder **Löschen**, oder klicken Sie auf **Abbrechen**.

Wenn einige Rechnungen einer gemischten Auswahl nicht entfernt werden können, meldet Cortena, wie viele erfolgreich verarbeitet wurden und wie viele fehlgeschlagen sind, zum Beispiel **3 archiviert, 1 fehlgeschlagen**.

## 3. Eine Rechnung über die Zeile

Bewegen Sie den Mauszeiger über das × am Ende einer Zeile.

- Bei **Archivieren** müssen Sie bestätigen, dass diese Rechnung aus der Liste „Alle“ ausgeblendet wird.
- Bei **Löschen** müssen Sie die Rechnungsnummer bestätigen. Wenn es sich um die Hauptrechnung einer Gruppe von Duplikaten handelt, weist Cortena darauf hin, dass alle Duplikate zusammen mit ihr gelöscht werden.

## Schnellübersicht

| Aufgabe | Ort |
| --- | --- |
| Mehrere Rechnungen entfernen | Kontrollkästchen in der Liste der offenen Verbindlichkeiten → Sammelleiste |
| Aus „Alle“ ausblenden, Datensatz behalten | **Archivieren** |
| Dauerhaft löschen | Mauszeiger über **Archivieren** bewegen → **Löschen** |
| Eine archivierte Rechnung finden | Statusfilter **Archiviert** |
| Eine Zeile | Mauszeiger über × bewegen → **Archivieren** oder **Löschen** |

Verwandt: [Rechnungsliste, Filter und Status](https://help.cortena.ai/guides/invoices/list-filters-status).