# Vorläufige und endgültige Buchung in Twinfield

Wann Sie eine vorläufige statt einer endgültigen Buchung verwenden.

Dieser Leitfaden erklärt, wie Sie die **vorläufige Buchung in Twinfield** in Cortena verwenden, einen Schritt zur **internen Freigabe** durchführen und anschließend dieselbe Einkaufsbuchung in Twinfield endgültig buchen, sobald Ihr Team sie freigegeben hat.

**Für wen dieser Leitfaden gedacht ist:** Finanzteams, die Twinfield verwenden und Rechnungen frühzeitig im Hauptbuch anzeigen möchten, also zunächst vorläufig buchen, während Cortena weiterhin eine Freigabestufe vor der endgültigen Buchung steuert.

## Was Sie von Anfang bis Ende erhalten

1. **Vorbereitung der Buchhaltung** · Extraktion, Zuordnung und alle vorherigen Prüfungs- oder Freigabeschritte.
2. **Vorläufiger Export** · Cortena sendet die Rechnung als **vorläufige** Einkaufsbuchung (INK) an Twinfield.
3. **Interne Freigabe** · Die Rechnung wartet in Cortena auf eine **Approval**- oder **Review**-Stufe. Twinfield zeigt den vorläufigen Eintrag bereits an.
4. **Endgültiger Export** · Nach der Freigabe **aktualisiert** Cortena dieselbe **Twinfield-Transaktion** und bucht sie als **endgültig**.
5. **Synchronisiert markieren** · Eine **Set invoice status**-Stufe setzt das Kennzeichen in der Liste auf **Synced**.

## Voraussetzungen

- Twinfield ist verbunden und die Referenzdaten sind synchronisiert. Siehe [Twinfield](https://help.cortena.ai/guides/integrations/twinfield).
- Der Transaktionstyp für Einkaufsbuchungen ist ausgewählt und Document Imaging ist konfiguriert.
- Sie können den **Invoice workflow** des Mandanten bearbeiten und veröffentlichen.

## 1. Workflow erstellen

Öffnen Sie **Settings → Workflows → Invoice workflow** und fügen Sie zwei **Export to accounting**-Knoten sowie eine Freigabestufe dazwischen hinzu.

| Reihenfolge | Knoten (Beispiel) | Typ | Konfiguration |
| --- | --- | --- | --- |
| 1 | **Provisional Export** | Export to accounting | Ziel: Twinfield · Buchungsstufe: **Provisional** |
| 2 | **Enforce Approval of Booking** | Approval | Freigebende zuweisen · **Approved** mit dem nächsten Export verbinden |
| 3 | **Mark Final in Accounting** | Export to accounting | Ziel: Twinfield · Buchungsstufe: **Final** |
| 4 | **Mark synced** | Set invoice status | Anzeigestatus: **Synced** |

Verbinden Sie die Kanten über den **Success**-Ausgang jedes Exportknotens. Verwenden Sie bei **Approval** den Ausgang **Approved**, um den Knoten für den endgültigen Export zu erreichen.

![Workflow: vorläufiger Export, Freigabe, anschließend endgültiger Twinfield-Export](https://help.cortena.ai/assets/img/help/twinfield-provisional/01-workflow-provisional-approval-final.png)

## 2. Was in Twinfield geschieht

| Stufe | Aktion von Cortena | Ergebnis in Twinfield |
| --- | --- | --- |
| Vorläufiger Export | Erstellt eine INK-Einkaufstransaktion | Die Transaktion wird mit dem Status **provisional** angezeigt |
| Freigabe | Nur ein manueller Schritt in Cortena | Keine Änderung in Twinfield |
| Endgültiger Export | Aktualisiert die **gleiche** Transaktionsnummer | Die Buchung wird **endgültig** gebucht |
| Synchronisiert markieren | Setzt den Listenstatus in Cortena | Die Rechnung wird in Cortena als **Synced** angezeigt |

## 3. Den Ablauf mit einer echten Rechnung ausführen

1. Wenn die Rechnung **Provisional Export** erreicht, verwenden Sie **Export to Twinfield** oder Auto.
2. Die freigebenden Personen schließen den Freigabeschritt ab. Nach **Approved** wechselt die Rechnung zum endgültigen Export.
3. Führen Sie bei **Mark Final in Accounting** den Export erneut aus. Cortena schließt die bestehende Transaktion ab. Es wird **kein doppelter INK-Eintrag** erstellt, wenn die Nummer der vorläufigen Transaktion bekannt ist.
4. Nach erfolgreichem endgültigem Export setzt **Mark synced** das Kennzeichen in der Liste.

## Tipps

- Zwei Exportknoten sind erforderlich, einer für den vorläufigen und einer für den endgültigen Export.
- Beim manuellen Export wird anhand des **aktuellen Workflow-Knotens** entschieden, ob vorläufig oder endgültig gebucht wird.
- Platzieren Sie den Freigabeknoten zwischen den beiden Exportschritten.
- Rechnungen bleiben so lange von **Synced** ausgeschlossen, bis **Set invoice status** ausgeführt wird, auch nach einem erfolgreichen endgültigen Twinfield-Export.