# Spendesk-Integration

Verbinden Sie Spendesk, wählen Sie die Zuständigkeit für DATEV, leiten Sie Verbindlichkeitstypen an Ausgaben oder Verbindlichkeiten weiter und synchronisieren Sie freigegebene Ausgaben mit Cortena.

Verbinden Sie **Spendesk**, damit Cortena freigegebene Verbindlichkeiten mit Belegen importieren, Ihren Ausgabenworkflow und den Abgleich ausführen und optional den **DATEV**-Export mit Spendesk koordinieren kann.

> **Für wen ist dieser Artikel bestimmt:** Finanzadministratoren und Kreditorenteams, die Spendesk für Karten, Spesenabrechnungen und Lieferantenrechnungen verwenden und diese Dokumente für Buchhaltung, Prüfung und Export in Cortena benötigen.

![Einstellungen → Integrationen → Ausgaben → Spendesk](https://help.cortena.ai/assets/img/help/spendesk/01-settings-spendesk-integration.jpg)

## 1. Spendesk verbinden

1. Öffnen Sie in Spendesk **Einstellungen → Integrationen → API-Zugriffsverwaltung** und erstellen Sie einen API-Client. Gewähren Sie **Lese**-Berechtigungen für Verbindlichkeiten, Anhänge und, empfohlen, Zahlungsabwicklungen. Wenn Cortena nach DATEV exportieren und den Status zurück an Spendesk schreiben soll, gewähren Sie zusätzlich die experimentelle Berechtigung **Schreibzugriff auf Buchhaltung**.
2. Öffnen Sie in Cortena **Einstellungen → Integrationen → Ausgaben → Spendesk**.
3. Geben Sie die **Spendesk API-Client-ID** und das **Client-Geheimnis** ein.
4. Konfigurieren Sie die DATEV-Zuständigkeit, die Zuordnung der Listenbereiche und das Startdatum der Synchronisierung, wie in den folgenden Abschnitten beschrieben.
5. Klicken Sie auf **Speichern** und anschließend auf **Jetzt synchronisieren**, oder warten Sie auf die geplante Synchronisierung.

Nach erfolgreicher Verbindung wird der Status **Verbunden** angezeigt. Verwenden Sie **Von Spendesk trennen**, um die Zugangsdaten zu entfernen und das Startdatum der Synchronisierung zurückzusetzen.

## 2. Zuständigkeit für den DATEV-Export

Wählen Sie aus, wer Dokumente aus Spendesk an DATEV sendet:

| Modus | Was passiert |
| --- | --- |
| **Cortena exportiert nach DATEV** | Cortena kann diese Dokumente nach DATEV exportieren. Nach einem erfolgreichen Export kann Cortena die Verbindlichkeit in Spendesk als exportiert markieren, sofern Sie das experimentelle Zurückschreiben aktivieren: Setzen Sie das Bestätigungsfeld und stellen Sie sicher, dass der API-Client über Schreibberechtigungen verfügt. |
| **Spendesk exportiert nach DATEV** | Cortena **blockiert** den DATEV-Export für Dokumente aus Spendesk. Bereiten Sie diese stattdessen in Spendesk vor und exportieren Sie sie von dort. |

Wählen Sie den Modus, der der bestehenden Arbeitsweise Ihres Finanzteams mit DATEV entspricht.

## 3. Listenbereich nach Verbindlichkeitstyp

Standardmäßig wird jede importierte Verbindlichkeit aus Spendesk unter **Ausgaben** angezeigt. Sie können bestimmte Spendesk-Typen stattdessen an die Liste **Verbindlichkeiten** weiterleiten.

Legen Sie unter **Listenbereich nach Verbindlichkeitstyp** für jeden Typ **Ausgaben** oder **Verbindlichkeiten** fest:

| Typ | Typische Verwendung |
| --- | --- |
| Spesenabrechnung | Erstattungen für Mitarbeitende |
| Lieferantenrechnung | In Spendesk freigegebene Lieferantenrechnungen |
| Gutschrift | Gutschriften |
| Virtuelle Einmalkarte | Einmalige Einkäufe mit virtuellen Karten |
| Virtuelle Abonnementkarte | Wiederkehrende Einkäufe mit virtuellen Karten |
| Physische Karte | Einkäufe mit physischen Karten |
| Erstattung / Bargeldrückgabe | Erstattungen und verspätete Rückgaben |

**Vorschlag:** Lieferantenrechnungen und Gutschriften gehören häufig zu **Verbindlichkeiten**, Karten und Spesenabrechnungen zu **Ausgaben**.

> **Wichtig:** Damit wird nur festgelegt, **in welcher Liste** das Dokument angezeigt wird. An Verbindlichkeiten weitergeleitete Typen verwenden weiterhin den **Ausgabenworkflow** und die Ansicht **Abgleich Ausgaben mit Cortena**, genau wie Ausgaben. Durch eine Änderung der Zuordnung werden bereits importierte Dokumente **nicht** verschoben.

Kilometer- und Tagegeldabrechnungen ohne einen üblichen Belegprozess werden **nicht** importiert.

## 4. Verbindlichkeiten synchronisieren ab (UTC)

Legen Sie den Kalendertag fest, ab dem Cortena Verbindlichkeiten synchronisieren soll (**UTC**). Nur Verbindlichkeiten an oder nach diesem Tag werden importiert.

- Verwenden Sie die Datumsauswahl oder Voreinstellungen (**Heute**, **1.: dieser Monat**, **1.: letzter Monat**, **Letzte 3 Monate**, **Alle exportierten**).
- Das Startdatum ist **nach der ersten erfolgreichen Synchronisierung gesperrt**. Um es zu ändern, trennen Sie Spendesk und verbinden Sie es erneut.
- Bereits importierte Verbindlichkeiten werden bei späteren Synchronisierungen **nicht dupliziert**. Zahlungsdetails können aktualisiert werden.

Die geplante Synchronisierung läuft im Hintergrund. **Jetzt synchronisieren** startet eine sofortige Synchronisierung, wenn Sie die neuesten Elemente früher benötigen.

## 5. Was nach dem Import geschieht

Für jede neue Verbindlichkeit mit einem verwendbaren Beleg führt Cortena folgende Schritte aus:

1. Importiert den Beleg und die Spendesk-Daten, darunter Daten, Beträge, Typ und, sofern verfügbar, Zuordnungshinweise.
2. Führt die Verarbeitung und den Workflow für **Ausgaben** aus.
3. Zeigt den **Abgleich Ausgaben mit Cortena** an, damit Sie Spendesk-Zuordnungen mit dem Buchungsvorschlag von Cortena abgleichen können, auch wenn sich das Dokument in der Liste Verbindlichkeiten befindet.
4. Übernimmt, sofern verfügbar, Zahlungs- und Abwicklungsinformationen aus Spendesk, zum Beispiel die Kartenabrechnung oder bezahlte Spesenabrechnungen.

## 6. Tipps und Einschränkungen

- Betrachten Sie Spendesk als führendes System für die **Freigabe** von Ausgaben. Cortena konzentriert sich auf **Buchhaltung, Abgleich und Export**.
- Verwenden Sie nach großen Stapeln in Spendesk **Jetzt synchronisieren**, wenn Cortena die Änderungen sofort übernehmen soll.
- Das Zurückschreiben an Spendesk nach dem DATEV-Export durch Cortena ist **experimentell**. Aktivieren Sie es nur, wenn Ihr Team den Prozess und die Berechtigungen abgestimmt hat.
- Verwandte Anleitungen: [Rydoo](https://help.cortena.ai/guides/integrations/rydoo) · [Ausgabenworkflow](https://help.cortena.ai/guides/workflows/expense-workflow)

## Kurzübersicht

| Aufgabe | Ort |
| --- | --- |
| Verbinden oder trennen | **Einstellungen → Integrationen → Ausgaben → Spendesk** |
| DATEV-Zuständigkeit | Dieselbe Seite → **Zuständigkeit für den DATEV-Export** |
| Liste Ausgaben oder Verbindlichkeiten | Dieselbe Seite → **Listenbereich nach Verbindlichkeitstyp** |
| Startdatum der Synchronisierung (UTC) | Dieselbe Seite → **Verbindlichkeiten synchronisieren ab** |
| Manuelle Synchronisierung | **Jetzt synchronisieren** |
| Regeln zum Zusammenführen von Zuordnungen | [Ausgabenworkflow](https://help.cortena.ai/guides/workflows/expense-workflow) |