# Zahlungsavis: Suche im CRM und HubSpot-Importfilter

Suchen Sie im CRM nach Zahlungsavisen und konfigurieren Sie HubSpot-Importfilter.

Mit **Suche im CRM** finden Sie HubSpot-E-Mails und -Threads, die als Zahlungsavise importiert werden können. Geben Sie Suchphrasen ein und drücken Sie **Enter**, um **Filter-Badges** hinzuzufügen (AND-Suche). Vollständige HubSpot-Phrasen (`from:`, `body:`) funktionieren beim Synchronisieren ebenfalls als **Importfilter** (OR-Verknüpfung). Steuern Sie den inkrementellen Import mit **Importieren ab** und **Synchronisierung zurücksetzen**.

**Für wen dies gedacht ist:** Mitarbeitende in der Debitorenbuchhaltung, die Zahlungsavise von Geschäftspartnern aus HubSpot-Postfächern abrufen, sowie Administratoren, die festlegen, welche E-Mails automatisch zu Zahlungsavisen werden.

Siehe auch [Arbeitsbereich für Zahlungsavise](https://help.cortena.ai/guides/advanced/payment-advice-workspace) und [Soft-Delete von Zahlungsavisen](https://help.cortena.ai/guides/advanced/payment-advice-soft-delete).

## 1. Suche im CRM öffnen

1. Öffnen Sie unter **Forderungen → Zahlungsavise** die **Suche im CRM** (über die Symbolleiste oder den Link im leeren Zustand).
2. Geben Sie Suchbegriffe ein: Name des Geschäftspartners, Teil der Rechnungsnummer oder Betrefftext.
3. In den Ergebnissen werden HubSpot-Treffer angezeigt, die noch nicht importiert wurden, sowie Einträge mit dem Status **In Cortena gelöscht** und der Option **Erneut synchronisieren**.

Für den Import von Zahlungsavisen muss HubSpot als Quelle verbunden sein.

## 2. AND-Suche mit Enter und Filter-Badges

1. Geben Sie einen Begriff ein und drücken Sie **Enter**. Cortena fügt ein **Filter-Badge** hinzu.
2. Fügen Sie weitere Badges hinzu, um die Ergebnisse einzugrenzen (**AND**: Alle Badges müssen übereinstimmen).
3. Entfernen Sie ein Badge, um die Suche zu erweitern.
4. Wählen Sie ein Ergebnis aus und klicken Sie auf **Importieren**, um ein Zahlungsavis-Dokument zu erstellen.

Verwenden Sie bei per Soft-Delete gelöschten Kopien statt eines erneuten Imports die Option **Erneut synchronisieren**. Siehe [Soft-Delete von Zahlungsavisen](https://help.cortena.ai/guides/advanced/payment-advice-soft-delete).

## 3. HubSpot-Phrasen und geplante Synchronisierung

Unter **Einstellungen → Integrationen → HubSpot** (Bereich für Zahlungsavis- und E-Mail-Import):

| Filtertyp | Verhalten |
| --- | --- |
| Vollständige Phrasen | `from:partner@example.com`, `body:Zahlungsavis` usw. |
| Kombination bei der Synchronisierung | Mehrere Phrasen werden bei der automatischen Synchronisierung mit **ODER** verknüpft |
| **Importieren ab** | Bei der Synchronisierung werden nur E-Mails nach diesem Datum importiert |
| **Synchronisierung zurücksetzen** | Setzt den Cursor zurück, sodass die nächste Synchronisierung ab **Importieren ab** erneut auswertet |

Badges in der **Suche im CRM** dienen der Suche auf Abruf. Phrasenfilter steuern die Synchronisierung im Hintergrund.

## 4. Import des E-Mail-Textes

Cortena kann Zahlungsavise aus dem **Text einer E-Mail** erstellen, nicht nur aus PDF-Anhängen, wenn der Parser tabellarische Zahlungsdaten erkennt.

- Die Vorschau zeigt die **Dokumentart** an, die auf eine Quelle aus dem E-Mail-Text hinweist.
- Ergebnisse mit geringer Parser-Konfidenz werden im Arbeitsbereich auf dem Tab **Vorschau** unter **Überprüfung erforderlich** abgelegt.

## Tipps und Einschränkungen

- HubSpot-Ratenbegrenzungen können umfangreiche Nachimporte ab **Importieren ab** verlangsamen. Verwenden Sie **Synchronisierung zurücksetzen** gezielt.
- Phrasenfilter verwenden nicht die AND-Logik der Badges. Konfigurieren Sie für die Synchronisierung OR-Listen unter **Einstellungen**.
- Siehe auch: [Arbeitsbereich für Zahlungsavise](https://help.cortena.ai/guides/advanced/payment-advice-workspace).

## Kurzübersicht

| Aufgabe | Ort |
| --- | --- |
| Suche auf Abruf | **Suche im CRM** |
| Interaktiv eingrenzen | **Enter** → Filter-Badges (AND) |
| Regeln für den automatischen Import | Phrasen unter **Einstellungen → Integrationen → HubSpot** |
| Zeitraum für den Nachimport | **Importieren ab** · **Synchronisierung zurücksetzen** |
| Avis nur aus dem E-Mail-Text | E-Mail importieren → **Dokumentart** in der **Vorschau** prüfen |