# Vorlage für Rechnungsnummern

Konfigurieren Sie Vorlagen für Ausgangsrechnungsnummern unter Einstellungen.

Konfigurieren Sie, wie **neue Ausgangsrechnungsnummern** generiert werden: mit einer Vorlage mit Platzhaltern, einer Live-**Vorschau** und Sequenzzählern pro Präfix. Beim Speichern der Vorlage können **offene Entwürfe neu nummeriert** werden, damit sie dem neuen Muster entsprechen. Bereits ausgestellte Rechnungen behalten ihre Nummern.

**Für wen dies gedacht ist:** AR-Administratoren, die eine konsistente Nummerierung (Jahr, Kundennummer, Sequenz) für Entwürfe und neue Ausstellungen wünschen.

Verwandter Artikel: [Forderungen aus Lieferungen und Leistungen](https://help.cortena.ai/guides/advanced/accounts-receivable).

## 1. Rechnungsnummern öffnen

1. Gehen Sie zu **Einstellungen → Forderungen**.
2. Öffnen Sie oben im Tab **Rechnungsnummern**.
3. Zum Speichern von Änderungen benötigen Sie die Berechtigung, Forderungen zu erstellen oder zu bearbeiten.

## 2. Platzhalter und Vorschau der Vorlage

Erstellen Sie eine Vorlage aus anklickbaren Platzhaltern:

| Platzhalter | Fügt ein |
| --- | --- |
| `{YYYY}` | Vierstellige Jahreszahl |
| `{YYYYMM}` | Jahr + Monat |
| `{CUSTOMER_NUMBER}` | Kundennummer aus den Stammdaten |
| `{SEQUENCE}` | Nächste Sequenz für das ermittelte Präfix |

Beispielvorlage: `RE-{YYYYMM}-{SEQUENCE}` → Die Vorschau könnte `RE-202609-00042` anzeigen.

Bearbeiten Sie die Vorlagenzeichenfolge oder fügen Sie Chips ein. Die **Beispielvorschau** wird sofort aktualisiert.

## 3. Speichern und Neunummerierung von Entwürfen

Wenn Sie auf **Speichern** klicken:

- Cortena speichert die Vorlage und führt die Sequenzzähler **pro ermitteltem Präfix** fort, also für den statischen Teil des Musters.
- **Offene Entwürfe** können neu nummeriert werden, damit sie der neuen Vorlage entsprechen. Bestätigen Sie dies im angezeigten Speicherdialog.
- **Ausgestellte oder bezahlte** Rechnungen **behalten** ihre bestehenden Nummern.

Neue Forderungen, die manuell erstellt, über ein Abonnement abgerechnet oder aus einer Verbindlichkeit weitergeleitet werden, verwenden bei ihrer Erstellung die aktuelle Vorlage.

## Tipps und Einschränkungen

- Sequenzen verwenden keine Nummern gelöschter Entwürfe erneut, wenn dadurch die Prüfungssicherheit beeinträchtigt würde. Befolgen Sie bei der Neunummerierung die Hinweise auf dem Bildschirm.
- `{CUSTOMER_NUMBER}` setzt voraus, dass beim Kunden der Forderung eine Kundennummer hinterlegt ist.
- Mehrere Rechtsträger: Konfigurieren Sie die Nummerierung pro Mandant. Untergeordnete Rechtsträger übernehmen Nummerierungsvorlagen nicht automatisch vom übergeordneten Rechtsträger.

## Kurzübersicht

| Aufgabe | Ort |
| --- | --- |
| Vorlage bearbeiten | **Einstellungen → Forderungen → Rechnungsnummern** |
| Vorschau | Dasselbe Panel → **Beispielvorschau** |
| Auf Entwürfe anwenden | Vorlage **speichern** (Entwürfe bei entsprechender Aufforderung neu nummerieren) |
| Ausgestellte Nummern | Nach der Ausstellung unverändert |