# HR und Stundenzettel

Workflows für Stundenzettel, sofern verfügbar.

Importieren Sie **Stundenzettel für die Lohnabrechnung** in Cortena, ordnen Sie die Stunden **Lohnarten** und **Beschäftigungsschlüsseln (BS)** zu und exportieren Sie anschließend eine monatliche Datei für **DATEV LODAS** oder als **CSV**.

**Für wen ist diese Funktion gedacht?** Für HR- und Lohnabrechnungsadministratoren, die Stundenzettel als PDF- oder Tabellendateien von Agenturen erhalten und validierte Lohnartenexporte benötigen, ohne Daten manuell erneut einzugeben.

## 1. Stundenzettel für Ihren Mandanten aktivieren

Für HR-Stundenzettel muss die Funktion **HR Timesheet** für Ihre Organisation aktiviert sein. Wenden Sie sich an [support@cortena.ai](mailto:support@cortena.ai), wenn **HR → Stundenzettel** nicht in der Navigation angezeigt wird.

Links für die Ersteinrichtung:

- **Zuordnungsrichtlinien** in Google Drive, Ordner `hr/timesheets/`
- **Mitarbeiterstammdaten** · Ordnen Sie Namen auf Dokumenten den Mitarbeitern in Cortena zu

Konfigurieren Sie den Eingang unter **Einstellungen → HR → Stundenzetteleingang**.

## 2. Stundenzettel per E-Mail senden

Jeder Mandant erhält eine eigene **Eingangs-E-Mail-Adresse für Stundenzettel**. Leiten Sie Stundenzettel von Agenturen im PDF- oder Excel-Format an diese Adresse weiter.

Cortena erstellt ein Stundenzetteldokument, führt die **Datenextraktion** und **Zuordnung** von Lohnart und BS-Codes durch und startet anschließend den HR-Workflow · in der Regel mit einer **HR-Prüfung** vor dem Export.

## 3. Synchronisierung mit Google Drive

Alternativ können Sie Dateien im verbundenen **Google-Drive-Ordner** ablegen. Starten Sie die **Synchronisierung** unter „HR-Stundenzettel“ oder automatisiert nach einem Zeitplan über einen Workflow.

Die Drive-Synchronisierung verwendet denselben Verarbeitungsablauf wie der E-Mail-Eingang. Stellen Sie vor Massenimporten sicher, dass die Richtlinientabellen unter `hr/timesheets/` aktuell sind.

## 4. Prüfung und monatlicher Export

Öffnen Sie einen Stundenzettel, um **Mitarbeiter**, **Stunden** und die zugeordneten Werte für **Lohnart / BS** in jeder Zeile zu prüfen. Korrigieren Sie die Zuordnung oder Codes vor dem Export.

Unter **HR → Stundenzettel → Monatlich** werden freigegebene Dokumente für einen Kalendermonat zusammengefasst. Folgende Formate stehen zum Download bereit:

| Format | Verwendung |
| --- | --- |
| **DATEV LODAS** | DATEV-Import für die deutsche Lohnabrechnung |
| **CSV** | Allgemeine Übergabe als Tabellendatei |

Der Export enthält **nur Zeilen mit zugeordneten Lohnarten**. Unvollständige Zeilen verhindern die Dateierstellung, bis sie geklärt wurden.

## Kurzübersicht

| Aufgabe | Ort |
| --- | --- |
| E-Mail-Adresse für Stundenzettel | Einstellungen → HR → Stundenzetteleingang |
| Drive-Ordner | Gleiches Einstellungsfenster → Drive-Link |
| Dokument prüfen | HR → Stundenzettel → Zeile öffnen |
| Monatlicher Export | HR → Stundenzettel → Monatlich → LODAS oder CSV |
| Mitarbeiterzuordnung | HR → Mitarbeiter |