# E-Rechnungen

Strukturierte E-Rechnungen empfangen und verarbeiten.

Einige Lieferanten senden **strukturierte E-Rechnungen**: eine PDF-Datei mit eingebettetem XML oder eine eigenständige XML-Datei. Cortena liest die strukturierten Daten direkt aus, anstatt die PDF-Datei wie ein Bild zu scannen.

**Für wen ist dieser Artikel gedacht:** Teams in der Kreditorenbuchhaltung, die deutsche ZUGFeRD- / Factur-X-Rechnungen, europäische UBL-Rechnungen oder andere maschinenlesbare Rechnungen empfangen und wissen möchten, wie Cortena diese im Vergleich zu gescannten PDF-Dateien verarbeitet.

## 1. Was als strukturierte E-Rechnung gilt

| Format | Was Sie erhalten |
| --- | --- |
| **ZUGFeRD / Factur-X** | PDF-Datei mit eingebettetem XML, in Deutschland weitverbreitet |
| **UBL / CII** | XML-Rechnungsdatei, teilweise mit PDF-Anhang |
| **XRechnung** | Deutsche XML-Variante für den öffentlichen Sektor |

Wenn Cortena das Format erkennt, wird ein Hinweis für eine **E-Rechnung** angezeigt. Felder wie Lieferant, Rechnungsnummer, Positionen und Umsatzsteuer stammen aus dem **eingebetteten XML**, nicht aus der OCR-Erkennung der PDF-Seiten.

## 2. Unterschiede zur Extraktion aus gescannten PDF-Dateien

- **Gesamtbeträge und Umsatzsteuer** werden aus dem XML übernommen · dies ist in der Regel zuverlässiger als OCR
- **Positionen** werden direkt aus den strukturierten Daten zugeordnet
- Der **Abgleich** wird weiterhin ausgeführt · Buchungskonten, Kostenstellen und Kreditoren werden anhand Ihrer Richtlinien zugeordnet
- **Erneut verarbeiten** führt die gesamte Verarbeitung erneut aus, **teilt PDF-Seiten jedoch nicht auf** · das XML ist die maßgebliche Datenquelle

Wenn das XML fehlerhaft ist, lassen Sie die Datei vom Lieferanten korrigieren oder bearbeiten Sie die zulässigen Felder nach dem Import manuell in Cortena.

## 3. Erneute Verarbeitung nach Seitenbereich ist nicht verfügbar

Die **erneute Verarbeitung nach Seitenbereich** ist für mehrseitige, gescannte PDF-Dateien vorgesehen. Sie gilt **nicht** für strukturierte E-Rechnungen, da das Aufteilen der PDF-Datei das eingebettete XML nicht ändern würde.

Für E-Rechnungen:

- Wählen Sie im Menü **⋯** die Option **Rechnung erneut verarbeiten**, um die vollständige Verarbeitung erneut auszuführen
- Oder bearbeiten Sie Felder direkt, sofern Ihre Berechtigungen dies zulassen

Siehe [Erneut verarbeiten](https://help.cortena.ai/guides/invoices/reprocess).

## 4. Häufige Situationen

| Situation | Vorgehensweise |
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| Die PDF-Datei sieht korrekt aus, aber die Gesamtbeträge sind falsch | Prüfen Sie, ob es sich um eine E-Rechnung handelt · die Werte stammen aus dem XML |
| Der Lieferant hat ZUGFeRD mit fehlerhaftem XML gesendet | Bitten Sie den Lieferanten um eine korrigierte Datei und führen Sie nach dem erneuten Hochladen eine vollständige erneute Verarbeitung aus |
| Kombination aus Scan und XML-Anhang | Cortena verwendet den strukturierten Anhang, sofern vorhanden |
| Die Rechnung wurde bereits synchronisiert | Bearbeitung und erneute Verarbeitung sind gesperrt |

## Tipps

- Bitten Sie Lieferanten nach Möglichkeit, **ZUGFeRD 2.x** oder **UBL** zu senden, um OCR-Fehler zu reduzieren.
- Prüfen Sie nach dem Import stichprobenartig, ob die **Umsatzsteueraufschlüsselung** den Anforderungen Ihres Buchhaltungssystems entspricht.
- Verwenden Sie bei der Prüfung von Warteschlangen in der Liste den Filter **Dokumenttyp**, um E-Rechnungen von Scans zu trennen.