# Datenverarbeitung

Welche Daten wir zu welchen Zwecken verarbeiten.

Diese Seite bietet einen allgemeinen Überblick über die wichtigsten Datenflüsse in Cortena.

## 1. Zweck

Beschreibung, welche Daten Cortena verarbeitet und wie diese durch das System fließen.

## 2. Geltungsbereich

Gilt für alle Plattform-Workflows, einschließlich Dokumenteneingang, Abgleich, Klassifizierung, Export, Bankanbindung, Abstimmung und aller weiteren vom Kunden aktivierten Workflows zur Finanzautomatisierung.

## 3. Zentrale Workflows

### 3.1 Dokumenten- und Dateneingang

Finanzdokumente und zugehörige Dateien, zum Beispiel Rechnungen, Belege und Kontoauszüge, können über Uploads durch Benutzer und/oder per eingehender E-Mail erfasst werden, sofern dies konfiguriert ist. Ab dem 10. September 2026 werden eingehende E-Mails über die von Cortena selbst gehostete Lösung ReceiveHQ ([receivehq.com](https://receivehq.com)) empfangen. Siehe [Unterauftragsverarbeiter](https://help.cortena.ai/compliance/sub-processors).

### 3.2 Datenspeicherung

Die zentralen Anwendungsdaten werden auf der Hosting-Infrastruktur von Cortena in Deutschland gespeichert und verarbeitet. Siehe [EU-Hosting](https://help.cortena.ai/compliance/eu-hosting).

### 3.3 Workflow-Automatisierung

Cortena verarbeitet Dokumenteninhalte und Finanzdaten, um Geschäftsregeln anzuwenden, darunter Konten, Umsatzsteuerlogik, Kostenstellen, Abstimmungsabgleiche und Cashflow-Vorgänge. Grundlage dafür sind die vom Kunden bereitgestellten Richtlinien und Strukturen.

### 3.4 KI-Verarbeitung

Cortena kann externe LLM-Anbieter für Extraktion, Abgleich, Analyse und Unterstützung einsetzen. Cortena ist bestrebt, die übermittelten Daten zu minimieren und eine sichere Übertragung per TLS/HTTPS zu gewährleisten. Die vollständige Anbieterliste finden Sie unter [Unterauftragsverarbeiter](https://help.cortena.ai/compliance/sub-processors).

### 3.5 Buchhaltungsexporte

Cortena unterstützt Exporte in Buchhaltungssysteme, zum Beispiel DATEV und Exact Online. Für DATEV verwendet Cortena die offizielle API, den Rechnungsdatenservice 1.0.

### 3.6 Bankanbindung, sofern aktiviert

Bankanbindung und Zahlungsauslösung werden über optionale PSD2-Anbieter (**Yapily** und/oder **finAPI GmbH**) bereitgestellt, nur wenn der Kunde sie in Cortena aktiviert. Siehe [Unterauftragsverarbeiter](https://help.cortena.ai/compliance/sub-processors).

## 4. Internationale Datenübermittlungen

Die zentralen Anwendungsdaten werden in Deutschland verarbeitet. Einige Unterauftragsverarbeiter können begrenzte Datenmengen außerhalb der EU bzw. des EWR verarbeiten. Soweit erforderlich, kommen entsprechende Schutzmaßnahmen zur Anwendung.

## 5. Kontakt

[compliance@cortena.ai](mailto:compliance@cortena.ai) · [dpo@cortena.ai](mailto:dpo@cortena.ai)