# Datenlöschung

Löschanfragen und Vorgehen bei Vertragsende.

Dieses Verfahren erläutert, wie Cortena Anfragen zur Löschung von Kundendaten und zum Offboarding bearbeitet.

## 1. Zweck

Bereitstellung eines klaren, einheitlichen Löschverfahrens, das den Vertragsbedingungen und geltenden Gesetzen entspricht.

## 2. Geltungsbereich

Gilt für Kundendaten in aktiven Systemen und, soweit möglich, für zugehörige Daten, die von Unterauftragsverarbeitern gespeichert werden.

## 3. Löschung beantragen

Kunden beantragen die Löschung bzw. das Offboarding über [compliance@cortena.ai](mailto:compliance@cortena.ai).

## 4. Verfahren

### 4.1 Anfrage prüfen

1. Identität und Berechtigung der anfragenden Person bestätigen.
2. Den betroffenen Arbeitsbereich bzw. das betroffene Unternehmen sowie das gewünschte Datum bestätigen.

### 4.2 Export anbieten, falls erforderlich

1. Auf Anfrage die für die aktivierten Arbeitsabläufe relevanten Exportoptionen abstimmen, zum Beispiel Buchhaltungsexporte wie DATEV oder Exact Online.
2. Den Abschluss des Exports bestätigen, bevor die Löschung durchgeführt wird, sofern der Kunde diese Reihenfolge wünscht.

### 4.3 Aus aktiven Systemen löschen

1. Kundendaten gemäß internen Verfahrensanweisungen und Vertragsbedingungen aus aktiven Systemen entfernen.
2. Den Abschluss der Löschung intern bestätigen.

### 4.4 Sicherungskopien

Einige Kundendaten können in Sicherungskopien verbleiben, bis die jeweiligen Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind. Siehe [Sicherung und Aufbewahrung](https://help.cortena.ai/compliance/backup-retention).

### 4.5 Unterauftragsverarbeiter

Soweit zutreffend, stimmt Cortena die Löschung mit Unterauftragsverarbeitern im Einklang mit den Vertragsbedingungen und den technischen Möglichkeiten ab. Siehe [Unterauftragsverarbeiter](https://help.cortena.ai/compliance/sub-processors).

## 5. Zeitrahmen

Cortena strebt an, geprüfte Löschanfragen innerhalb von **30 Tagen** abzuschließen. Komplexe Fälle, die eine Abstimmung mit Unterauftragsverarbeitern erfordern, können länger dauern. In diesem Fall teilen wir Ihnen den voraussichtlichen Zeitrahmen mit.

## 6. Bestätigung

Cortena bestätigt dem Kunden den Abschluss per E-Mail. Die Bestätigung umfasst die Löschung aus den aktiven Systemen sowie alle gegebenenfalls geltenden Aufbewahrungsfristen für Sicherungskopien.

## 7. Kontakt

[compliance@cortena.ai](mailto:compliance@cortena.ai) · [dpo@cortena.ai](mailto:dpo@cortena.ai)